Etkin ve Verimli Satınalma Teknikleri

Değerli Arkadaşlar,

Buradaki beraberliğimizin nedeni sadece tanışmak, konuşmak ve muhabbet etmek değildir. Temel amaç bir şeyler öğrenmektir.

Şu an burada bulunmakla, hepimiz zamanımızdan fedakarlıklar yaptık. “Nedir yaptığımız bu fedakarlıklar?” dersek; kimimiz dinlenme zamanımızı, kimimiz işimizi, kimimiz ailemize ve çocuklarımıza ayıracağımız zamanımızı, kimimiz önemli iş ve dost ziyaretlerimizi, kimimiz eğlence zamanımızı terk edip geldik. O halde bu fedakarlığın kazanımı, bu kapıdan girişimizle çıkışımız arasında fark olmasıdır. Böylece kıymetli zamanımızı savurganca harcamamış ve havanda su dövmemiş oluruz.

Kapıdan giriş ve çıkışımız arasındaki fark ise, fikir dağarcığımıza bir kelime, bir cümle veya bir fikir ilave etmiş olarak buradan ayrılmaktır. Umarım sohbetimiz “körler çarşısında ayna satmaya, sağırlar çarşısında gazel atmaya” benzemez.

Satın alma; ihtiyaç duyulan mal ve hizmetin uygun fiyattan, uygun zamanda, uygun yerde ve uygun ödeme şartları ile temin edilmesi olarak tanımlanabilir. Bu tanım, görünüşte doğru olmakla birlikte, işin özüne indiğimizde, gerçeklerin bu şablona tamı tamına uymadığını görürüz.

Şöyle ki; ucuz alacağım diye bir makineyi uzun süre çalıştırmadan yatırmak, işletmeye daha fazla bir maliyet getirebilir. Dolayısı ile, satın alma fonksiyonunu “mukayeseli üstünlük” kavramı ile ifade etmenin daha uygun olacağı kanaatindeyim.

Arızalı makinenin “durma maliyeti” nin daha fazla para ödeyerek “bir an önce devreye alma maliyeti” ile mukayese ederek karar vermek, satın almanın en önemli fonksiyonudur.

Örneğin, söz konusu makinenin 1 saat önce üretime alınmasıyla, şirket 100 birim kazanacaksa, bu iş için 100 birimin altındaki fazla maliyetten kaçınılmamalıdır. Bu durum uluslararası ticaret için de geçerlidir. “Küresel satın alma” dediğimiz uluslararası ticaretin ruhu da bu temele dayanmaktadır.

Eğer bir ülkede, 2 kg. zeytin bedeline 5 kg. buğday üretiliyorsa, başka bir ülkede ise 10 kg. buğday bedeline 3 kg. zeytin üretiliyorsa bu iki devletten biri zeytin üretimine, diğeri ise buğday üretimine ağırlık vererek, birbiri ile ticaret yapmaları isabetli bir davranış olur.

Hangi ülke, hangi ürünü ucuza mal ediyorsa, o ülke, o ürünü üretmelidir!

Ticari hayatta kullanılan güzel bir söz vardır; “Para, mal satın alınırken kazanılır”. Satıcının kendi şirketinin çıkarlarını, satın almacının da kendi şirketinin çıkarlarını korumak için çırpındığı alan, satın almacının görev alanıdır. Kısaca satınalmacı çıkarların çatıştığı yerde, bir başka deyişle ateş hattında görev yapmaktadır.Bunu yaparken iki önemli bilgiye ihtiyacımız vardır. Birincisi konuya ilişkin teknik bilgi, ikincisi ise görüşmeler esnasında yapacağımız davranışlarımız, iletişim becerimizin belirlediği sosyal ilişkilerimizdir.

Acaba satın alma için bunlardan hangisi daha önemlidir?

Yorumlar farklı olmakla beraber benim kanaatim % 60 sosyal ilişki, % 40 teknik bilgi diyorum. Tecrübelerine inandığımız bazı yöneticiler % 75-80 sosyal ilişki, % 20-25 teknik bilgi diyorlar.Diğer yandan bu oran, alınacak mal veya hizmetin kalitesine, mahiyetine, şirketlerin faaliyet alanlarına satış sonrası hizmet ve garantiye verilen değere göre de farklılık gösterir.

Mal veya hizmeti bizden talep edenler, o mal veya hizmete ait tanımları, şartnameleri ve teknik detayları bize vermek zorundadırlar. Eğer verilen bilgiler yeterli olmazsa, görüşmelere nihai kullanıcı dediğimiz, işin uzmanlarını da katabiliriz. Böylece teknik donanım sağlandıktan sonra, geriye pazarlık aşamasında satın almacının davranışları ve becerileri kalıyor.O halde bizim üzerinde durmamız gereken konu satınalma aşamasındaki davranış stratejileridir. Bu stratejileri bir sıra dahilinde ele alıp, aşama aşama incelemeye gayret edelim:

SATINALMA TEKNİKLERİ

Satınalma bölümünden talep edilen mal veya hizmetin tanımının ve standardının net ve açık olarak belirlenmesi gerekir.

Görüşmelere başlamadan önce konuyu iyi kavrayıp ve yeterli bilgiye sahip olmalıyız. Bu bize başarılı bir sonuç sağlar. Eğer yeterli hazırlık yapmadan görüşmelere başlarsak, çürük ağaç gibi ilk baltayı yer yemez düşeriz. O halde önce konuyla ilgileneceğiz. İlgi nedir? Bir konuya gösterilen aşırı dikkattir. Sonra bilgileneceğiz, daha sonra da konuyu önümüze katıp dikkatle takip edeceğiz. Böyle yapmadığımız taktirde başarılı sonuç almak tesadüflere kalır. Ya tesadüfen başarırız ya da tesadüfen başaramayız.

Her konuda, daima alternatif firma bulundurmalı ve bu durum karşı tarafa hissettirilmelidir. Bu satıcı firmaların, “tek tabanca” olduğu imajına kapılıp, görüşmeleri kilitlemesini önleyecektir.

Diğer taraftan alternatif firma bulundurmak, konuya ilişkin detaylı bilgi elde etmeyi kolaylaştırır. Soru sormada rahat davranır; anlaşılmayan, karanlık noktaları daha iyi aydınlatabiliriz. Öğrenmenin en iyi ilacı soru sormaktır. Soru sormaktan ve eleştirilmekten çekinmemeliyiz.

Görüşmeler esnasında çok değişik rüzgarlar esebilir. Esinti tehdit şeklinde de olabilir. Olası tehditkar davranışlardan korku ve paniğe kapılıp, rüzgar gülü gibi her esintiye boyun eğmemeliyiz. Tehdit zayıflıktan kaynaklanan bir olgudur. Bu gibi hallerde sakin, sabırlı ve hoşgörülü olmak kendini cesaretli ve güvenli hissetmek, ayakta kalmanın ve karşı tarafa geri adım attırmanın en emin yoludur. Çok denenmiş, yalama olmuş, bilinen tehditleri dikkate almamalıyız. İleriye dönük, çözümü hızlandıran eleştirilere açık olmalıyız. Eleştirilmekten korkarsak hiçbir şey yapamayız, hiçbir şeyi söyleyemeyiz, dolayısı ile görüşmeleri de çabuk sonuçlandıramayız.

Görüşmelerde önce basit konular ele alınmalıdır.

Basit konular görüşülecek madde sayısını azaltır. Böylece çözüme ivme kazandırılmış olur.

Karmaşık konulardan başlayıp bataklığa dalıp oyalanan görünümüne düşmemeliyiz. Sürekli mazeret üreterek ve çok örnek vererek görüşmeyi boş yere uzatmamalıyız.

İmkanlarımızın altında görüntü vermeliyiz, göründüğümüzden daha fazlasını sunmalıyız.

Gününü kurtaran, devrin adamı görüntüsünden ziyade, ufku geniş, devrini aşan insan davranışları sergileyip görüşmelerin hakimiyetini elimizde tutmalıyız.

Görüşmeler çatışma zemininde değil, işbirliği zemininde yürütülmelidir.

Çatışmalar bizi, galibi olmayan sonuçlara götürebilir. Nitekim savaşlarda galipler de mağluplar kadar yıkıma uğrar. Savaşmak strateji değildir; strateji, savaşmadan kazanmanın yolunu bulmaktır.

Ticarette de “kaybettirmeden kazanmak” önemli ve hassas bir ölçüdür. Eğer bu ölçünün dozu iyi ayarlanmaz herkesi kurutursak, bir gün gelir her taraf çöl olur. Biz de o çölde, kumlar arasında kurumaya mahkum oluruz.

Kısaca şirketimizin çıkarlarını koruyacağız derken, aşırıya kaçmamalıyız. Karşı tarafın da yeşermesine ve meyve vermesine imkan vermeliyiz ki her taraf meyve bahçesi olsun.

Görüşmelerde “baş eğdirme” yarışına girersek “kaybet-kaybet” hatasına düşeriz. Bunun sonu mutlaka pişmanlıktır. Dolayısı ile birbirimizi aldatmak, ayağını kaydırmak, hislerimizi ve nefsimizi tatmin etmek gibi duygulara kapılmadan; karşılıklı hata ve ayıp arama yarışına girmeden görüşmeleri sürdürmeliyiz. Yoksa boş ve anlamsız tartışmalarla zaman kaybeder, hiç hoş olmayan kalitesizlik maliyetinin artmasına sebep olabiliriz.

Unutmayalım ki; başarı, huzur ve güven ortamında yeşerir. Tedarikçilerle görüşmeler bu eksende yürütülmelidir. Eğer huzur ve güven ortamı yerine, baskı ve korku esas alınan ortamlar hakim olursa, taraflar arasındaki ilişkiler, utanca boğulmuş, kendine güveni olmayan yetişkin bir çocuk davranışından ileri gidemez. Böyle olunca, “çocuksu” davranışlar hizmet şevkini kırar ve “vicdan” dediğimiz içimizin sesi de kısılabilir.

Vicdan, temel ilkelerimizin yer aldığı, doğru ve yanlışları birbirinden ayırt etmemizi sağlayan şeydir. Vicdanımızla seçtiğimizi, davranışlarımıza aktarabilmemiz için başka bir güce daha ihtiyaç vardır. Bu gücün adı “irade” dir. İnsanların sadece vicdanlarının sesini duymaları yeterli değildir, vicdanlarının emrettiği irade kıymetini de yaşamaları gerekir.

Dolayısı ile, başarılı bir satınalmacı olabilmemiz için şirketimiz ilke ve çıkarlarını lafta bırakmadan, kendi davranışlarımızda canlı tutmamız gerekir. Bu ise söylemesi kolay, yapması ise oldukça irade gücü gerektiren bir durumdur. Eğer hükmetme gücümüz yoksa, hükümdar tacı giymek neye yarar?

Şirketlerin yaşam seyri insanlarda olduğu gibi inişli ve çıkışlıdır. Öyle tedarikçiler karşımıza çıkabilir ki, batmaktan kurtulabilmek için sudan çıkmış balık gibi, bir sonraki hareketin ne getireceğini düşünmeden çılgınca çırpınır. Verdiği sözlerin ve taahhüdün ne getireceğini düşünmeden, yalnızca o günkü durumun zorluğunu düşünerek bir şeyler yapmaya çalışır.

En tehlikeli görüşmeler, böyle bir zeminde yürütülenlerdir. Bunu hissettiğimizde, şirket yönetimini de bilgilendirerek gerekli önlemleri almamız gerekir. Bu gibi durumlarda ilgisiz ve bilgisizliğin meyvesi acı oluyor.

Şunu da unutmamalıyız ki, insanlar başarılarından daha çok hatalarından ders alırlar. Hatalar akıllıca ele alındığında, ileriki görüşmeler için başarı kalıbı oluştururlar.

Konunun çapını geniş tutarak, sadece bir satınalmacı değil, satın alma yöneticisi, ve hatta uluslar arası ihale görüşmelerine katılan şirket tepe yöneticisi olduğumuzu varsayarsak çok daha dikkatli olmamız gerekir.

Huzur, güven ve hoşgörünün hakim olduğu toplumlarda, sefalet, geri kalmışlık, hatta anarşi ve ahlaksızlık grafiği düşer, huzur grafiği yükselir. Bunun neticesinde o toplumda hainlerin ve işbirlikçilerin başkaldırmalarına fırsat verilmemiş olur. Bunu başaramayan toplumlarda huzur kaçar, hüzün gelir. İyi ahlak ve adalet, halkın dirliği ve düzeni, yöneticilerin ise sesi ve güzelliğidir. Eğer bizlerde bu tür düşüncelerin hakim olduğu şirketlerle işbirliği yaparsak bizim de his ve duygularımız yükselir. Sonuç olarak birlikte çalışacağımız, karşımıza aldığımız şirket ya da şahısları iyi seçmek zorundayız.

Anlaşmazlık konularında uzlaşmak için aradaki farkı her zaman ikiye bölme yoluna gidilmemelidir.

Görüşmeler sırasında yapılan taktikler her zaman işe yaramayabilir. Görüşmeler esnasında taviz vermek zorunda kalabiliriz. Ancak tavizlerin sınırı çizilirken görüşmelerin harareti sık sık değişebilir. Verilen tavizlerin altını çizip çantamıza koymalıyız. Yeri ve zamanı geldiğinde karşı tarafın önüne koyarak, daha önce verilen tavizleri yeni kopardıklarımızla telafi etmeliyiz. Eğer uzlaşma zemini sertleşirse, yeniden yumuşatmak için daha büyük tavizler vererek ısıtmak zorunda kalabiliriz.

Özellikle “ben” merkezli konuşmalar karşı tarafı sıkar. Dolayısı ile hep kendimizden söz edip, kendi şirketimizi anlatan tek taraflı bir haberleşme kaynağı durumuna düşmemeliyiz. Eğer görüşmeler esnasında yapılan tartışmalar amaca uygun; “sen-ben” merkezinden uzak bir anlayışla yapılırsa; haklı olan da, haksız olan da bu vesile ile bir çok konuyu öğrenmiş olur.

Konuşmalarımızda “başımızın üstünde uçmasından korktuğumuz bir kuş varmış gibi” dikkatli ve hesaplı davranmalıyız. Başarılarımızı karakter ve gayretimize; başarısızlığımız kadere, tesadüfe ve şansa bağlamak, “zeytinyağı gibi hep üstte dolaşmak”, karşı tarafa oldukça sıkıntı verebilir. Sözlerimizi ve davranışlarımızı seçmede her ne kadar özgür de olsak sonuçlarını seçmekte hiç özgür değiliz.

Ağzımızdan çıkmayan sözlerimize biz hakimiz, fakat ağzımızdan çıktıktan sonra sözlerimiz bize hakimdir. Ağız aleyhimize, kulak lehimize çalışır. Üç şey kaybedilirse geri gelmesi mümkün değildir. Söylenen söz, atılan ok ve geçen zaman.

Diğer yandan müzakerelerin akışında kuru inatçılıktan, öfkeden, kibirden ve tembellikten kaçınmalıyız. Unutmayalım ki, inat edersek rüsva oluruz; öfkeli davranırsak pişman oluruz; kibirli davranırsak karşı taraf bize sanki düşman gözüyle bakar; tembel davranırsak görüşmelerin gidişini aleyhimize çevirebiliriz.

“Her şeyin bir afeti vardır”. Yardımın afeti övünmek, yiğitliğin afeti zulüm, cömertliğin afeti başa kakmak, mütevaziliğin afeti ise gösteriştir.

Görüşmeler grup halinde yapılıyorsa, etrafına danışmayan, başkalarına söz vermeyen, kendini beğenmiş pozisyonuna düşmemeliyiz.

Böyle bir hataya düşersek kendi grubumuzda da yalnızlığa itilebilir ve başarısız bir sonuç alabiliriz. Dolayısı ile dikkat edeceğimiz husus, kendini beğenmiş ve kibirli durumuna düşmeden, onurlu ve vakarlı olmalıyız; kimseye kin beslememeli ve kimseyi küçük düşürmemeliyiz.

Engin bir hoşgörü; saygı ve sevgide kusur etmeden, ama acze de düşmeden; zamanın esiri olup acele ile oldu bittiye getirmeden: rahat bir ortamda yapılan görüşmeler verimli ve başarılı olur. Sonradan pişman olacağımız acele, ayak üstü, merdiven başı kararlardan kaçınmalıyız. Bu görüşmelerde vesvese ve endişeye düşüp dikkatimizin dağılmasını ve içimiz kararmasını önler.

Bu arada anlamsız eleştirilere cevap yetiştirebilmek için boşuna zaman harcamamaya da dikkat etmeliyiz.

Her zaman belirttiğimiz gibi ateş hattında ve fırtınalı bir ortamda görev yapılmaktadır. Başarılı kaptanlar gemilerini fırtınalı havalarda da dar boğazlardan geçirmek zorundadır.

Şunu da unutmayalım ki, hiç kimse başarı merdivenini eli cebinde tırmanmamıştır.

Şartlar ne olursa olsun kişisel çıkarlar uğruna, hile ve hainliğe başvurulmamalıdır.

Bu konuda parola “hataya evet, hainliğe hayır” olmalıdır. Hataya evet, tekrarlamaya hayır. Yaptığımız hatalar karşı tarafın bize hatırlatmasını beklemeden kabul etmek, uygun bir lisanla özür dilemeli ve mümkünse kayıpları telafi etme yoluna gitmeliyiz.

“Bir kere olan iki kere olmaz, İki kere olan hep olur,” sözünde olduğu gibi hatalarımızdan ders almalıyız. Bu bizi geliştirir.

Hata, bir öğrenme ve tecrübe kazanma yoludur. Tecrübenin özü, hayatta yapılan yanlışların ve hataların toplamından ibarettir. Dolayısı ile korkarak yanlış yapma ve hata yapma hakkımızdan vazgeçersek yeni şeyler öğrenme, hamle yapma ve gelişme imkanımızı kaybederiz.

Birinci hatamızda “Allah bizi hataya düşürenin belasını versin”, ikinci hatamızda “her ikimizin belasını versin, üçüncü hatamızda ise “benim belamı versin” sözleri bu konuda çok şey ifade ediyor kanısındayım. Ayrıca budalaca yapılan hataları ile aynı hataların tekrarı cezasız bırakılmamalı, içinde hainlik olmayan hatalara karşı ise toleranslı davranmalı, sonuçları feci olmayan cesaretli hatalar ise taktirle karşılanmalıdır.

Satınalmada dürüstlük ve beceri de önemli birer faktörlerdir. Bu faktörler her zaman bir araya gelmiyor ama, geldiğinde mutlaka parlak sonuçlar doğuruyor. Bizler bunları bir arada bulundurma gayreti içerisinde olmalıyız. Söyleyeceğimiz her söz doğru olmalı ama her doğru olan ise söylenmemelidir.

Doğru başka, gerçek başkadır. Önemli olan doğru ile gerçeği bağdaştırmaktır. Kirli ve pisli işlerden kaçınmalıyız. Bunlar kar altında kalmış pislikler gibidir. Gün gelir karlar erir ve altında gizlenen pislikler ortaya çıkar.

Hainliği ise hiç akılımızdan geçirmemeliyiz. Geçirirsek hayatın en alçak çukuruna düşeriz. Buradan çıkmak oldukça zordur.

Unutmayalım ki biz kendi benliğimizde barış ve huzuru sağlayamazsak, başkaları ile barış ve huzur içinde yaşayamayız. İnsanlar aldatılarak değil, anlatılarak, iletişim kurularak ikna edilmelidir.

Fikirleri, mantıkları, duyguları, zekaları ve kısaca her şeyi kendi çıkarlarına ayarlı kimseler, çıkarlarının esiri olurlar ve hiç bir şey onları mutlu edemez. Hem kendimiz bu düşüncelere itibar etmemeliyiz hem de bu düşüncede olanlardan uzak durmalıyız.Şunu da hatırlatalım ki “dürüst insanın adalete, uzlaşmaya sebep olan hatası, ihbarcı ve ispiyoncu insanın zulme sebep olan doğrusundan daha iyidir.”

Yunus Emre’nin dediği gibi; “Cümleler doğrudur sen doğru isen, doğruluk bulunmaz sen eğri isen.”

Bol okumalıyız, öğrenmeliyiz, bakmalıyız, görmeliyiz, dinlemeliyiz; kısaca kendimizi geliştirmeliyiz. Başkalarının başına gelenlerden ibret almalıyız ki, başkaları bizden ibret almasın. Kuşlar bile tuzağa düşmüş başka bir kuşu görürlerse tuzağa yaklaşmazlar.

İlimsiz birşey olmaz, ilim herşeye baştır,
Karanlık yollarda o aziz arkadaştır.
İlim uçsuz, bucaksız bir umman andırır,
İlimden başka herşey insanı usandırır.
Doğru kabul kıymet bilmektir,
Bilginin yarısı söz söylemektir,
Bahtsız odur ki, cahil elinde
Gerçek budur diye nefes tüketme.
Öğrenen + düşünen + üreten = İşte insan

Yeri gelmişken satın almanın bu bölümünde iki güzel cümleye daha yer vermek istiyorum.

Bunlardan birincisi “Hediye olarak alınan yumurta, bir gün gelir kaleminizin önüne dikilir”.

Diğeri ise, özellikle yönetici durumunda olan arkadaşları daha yakından ilgilendiriyor. “Hükümdar haksız olarak bir yumurta alırsa, hükümdarın adamları köylünün bütün tavuklarını ister”. Allah bizleri akılsız inattan, mantıksız fikirden ve iftiradan korusun…

Zayıf görüşlerde direnmekte ısrar etmemeliyiz.

Bilmediğimiz konularda ve hatta iyi bilmediğimiz konularda bile yorum yapmaktan, varsayımlı ve zanlı konuşmaktan kaçınmalıyız.Bu gibi durumlarda “bilmiyorum” demek de bilgili bir davranıştır. Hatalı ya da eksik görüşlerde ısrarcı olmak bizi küçük düşürür.

Herşeye imkansız ya da olmaz dememeliyiz. “İmkansız” ı deneme fırsatın sonraya bırakmalıyız. Bu durum tarafları şımartmaz, tam aksine sakin ve soğukkanlı davranışlar, sıcak bir ortam oluşturur ve uzlaşmayı kolaylaştırır.

Atalarımız “Yarım hoca dinden eder, yarım doktor candan eder” demişler. Ne de güzel demişler…

Görüşmelerde çok konuşan olmaktan ziyade, konuşturan ve çok dinleyen olmayı tercih etmeliyiz. Eğer çok konuşmamız gerekseydi iki ağzımız bir kulağımız olurdu.

Dinlemeyen dinlenmez, dinlenmeyen anlaşılmaz, anlaşılamayan ise kabullenilmez. Laf yarışı yaparak görüşmeleri uzatmak, çatışmak ve gergin bir ortamda devam etmek her iki tarafın da kaybına olur. Sakin olmalıyız. Kim olduğumuzu yüksek sesle ifade etmeye çalıştığımızda ne dediğimizi kimse anlamaz. Aslolan yüksek sesle konuşmak değil, aklımızla, gönlümüzle ve dilimizle kendimizi samimi olarak ifade etmemizdir.

Çok yaptığımız yanlışlardan biri de, kim daha sert ve keskin konuşursa, o haklı ve güçlü çıkar düşüncesidir. Daima akıl önde, his geride tutulmalıdır. Tartışmanın fikir alışverişi, münakaşanın duygu alışverişi olduğunu aklımızdan çıkarmamalıyız. Farklı görüşler önce incelenmeli, sonra tartışmalı ve nihayet uzlaşma yoluna gidilmelidir. Düşünmeden karşılık vermek, düşünerek karşılık vermekten çok kolaydır. Düşünerek karşılık vermeliyiz, somurtarak, tersleyerek değil. Olayların akışına uygun şakalar ve espriler yapılmalı ve nüktelerle süslenmeliyiz. Şakaların dozu iyi ayarlanmalıdır.

Satınalma görüşmelerine oturanlar genellikle eli taşın altında, iyi yetişmiş, uyanık ve tabiri caizse kurt gibi insanlardır. Çok şaka yaparsak yalaka olarak algılanabilir, çok konuşursak ciddiye alınmayabiliriz. Ayrıca çok konuşan çok açık verir.

Diğer yandan karşı tarafın konuşmalarında ve davranışlarında kusurlar arayıp onlardan uzaklaşmak yerine açık olan meziyetlerini görüp onlara yaklaşmalıyız. İnsanları zaaflarıyla yönetemeyiz. Onları ancak güçlü yönleri ile yönetebiliriz.

Kendi şirketimizin gerçekleri ile bağdaşmayan beklenti, istek ve amaçlardan da kaçınmalıyız. İyi düşünüp konuşmalıyız. Düşünmeden konuşmanın ve düşünmeden karar vermenin cezası, sonradan düşünmeye mahkum olmaktır.

Öfkeli iken konuştuğumuzda ise sonradan pişman olacağımız en güzel konuşmayı yapmış oluruz. Hırs ve öfke deli rüzgara benzer. Eserken kırdığı dalların söktüğü köklerin yeniden toparlanması ve canlanması zaman alır. Böyle bir ortamda yapılan görüşmeler aynı şekilde fiziki zaman kaybından, verimliliği düşürmekten başka bir şeye yaramaz. Hatta görüşmelerin önünü tıkayabilir. Bunun da faturası her iki tarafa zarar yazar. Hırs rüzgar benzer, fazlası yelken parçaları, azı yelkenliyi deniz ortasında bırakır.

Karşımızdaki yanılabilir yada şaşırabilir. Fırsatçılık yapmadan, objektif ve anlayışlı davranıp bunu düzeltme yoluna gitmeli, durumdan yararlanmaya çalışmamalıyız.

Ağzı olan konuşur ve söz söyleyen çok olur. Önemli olan söylenenlerin anlaşılmasıdır. Ne kadar bilirsek bilelim, ne kadar anlatırsak anlatalım, bildiğimiz ve anlattığımız karşımızdakilerin anladığı kadardır. Onun için mümkün olduğu kadar herkesin anlayabileceği kelimelerden cümleler kurarak, fikrimizi kısa ve öz cümlelerle ifade etmeliyiz.

Mümkün olduğu kadar değerlerimizi paylaşan şahıs ya da şirketlerle işbirliği yapma yoluna gitmeliyiz.

Firmalar arası, “dostluk ailemizi” genişletmeye gayret sarfetmeliyiz. Firmalar arası bu iyi ilişkilerin uzun dönemde çok faydasını görürüz.

Her şeyden şikayet eden, kötümser, karamsar ve hatta bizi küçümseyen kimselerden uzak durmalıyız. Şayet görevimiz icabı yakın olmak zorunda isek bu tip kişilerin her sözüne karşılık vermemeliyiz. Bilgili, eğitici ve iyimser kimselerle dostluk kurmalıyız.

Müzakereler esnasında rakiplerini sürekli kötüleyen, kalplere ve kafalara durmadan şüphe ve tereddüt tohumları ekenler, görüşmeleri tedirginlik ve başıbozukluk sokağına sokabilirler. Bunlara karşı dikkatli olmalıyız.

Biz de aynı şekilde kimse kötülük düşünmemeli, kimseyi şikayet etmemeli, kimseyi olur olmaz şekille suçlamamalıyız.

Mümkünse iş bitmeden para ödememeliyiz.

İş bitmeden ödemek zorunda kalırsak gerekli teminatları almalıyız. Ayrıca peşin ödemelerde en iyi iskontoları almalıyız. Sıcak paranın gücünden şirketimizi yararlandırmalıyız. Yapabileceğimiz kadar söz vermeli, verdiğimiz sözden daha fazlasını yapmalıyız. Bu şirketimizin imajını ve saygınlığını arttırır.

Değerli Arkadaşlar,

Bu bölümde konuyu satın alma çerçevesinden tartışıp çalışma hayatımızla ilgili genel konulara yaymak istiyorum. Söyleyeceklerimizin çoğunu yaşıyorsunuz, bir çoğunu da ileride yaşamanız ihtimal dahilindedir. İnsanlar yaradılışları itibari ile ya sevilen ya da korkulan insan olmak isterler. Sevilen insan olma yapısını seçenler, gelişmeye açık, kendine güvenen ve etrafını aydınlatan insanlardır. Korkulan insan olma yapısını seçenler ise genellikle gelişmeye kapalı ve kalıplaşmış kafa yapısına sahiptirler.

Sevilen insanlar haliyle iyi huyludur. Bunlar hainlik düşünmezler, hata yapabilirler. Ancak sıcak suyun buzu erittiği gibi bu insanların iyi huyları da onların hatalarını eritir.

Korkutucu, baskıcı, sindirici davranışlar ise sirkenin balı bozduğu gibi huzur ve çalışma barışını bozar. Öyle ki mutluluk diyarının yolu, sağlıklı ve huzurlu çalışma diyarının çölünden geçer, dolayısı ile çalışma ortamının huzurundan istifade etmeliyiz.

Diğer yandan geleceğimizi mutlu etmek için altında oturacağımız ağaçlar dikmeliyiz. Yani iyi nesil yetiştirmeliyiz. Özellikle gençlere bildiklerimizi çabuk aktarmalıyız ki, onlar bizim bildiklerimize vakit harcamasın.

Satınalma çevrim süresi, satınalma sürecinin başlangıcı ile bitişi arasında geçen ortalama zamandır. Bu süreyi ölçmeden önce firmanızdaki satınalma sürecinin başlangıç ve bitiş tanımı net olarak yapılmalıdır.
Satınalma sürecinizin ne derece doğru işleyip işlemediğini görebilmek ve karşılaştırma yapabilmek için performans kriterlerine ihtiyaç vardır. Bu kriterler geçen yılın performans göstergeleri olabilir. Ancak; eğer aynı performans kriterleri kullanılırsa, karşılaştırılabilir olacağı için daha fazla fayda sağlayacaktır.
Aşağıda satınalma performansınızı ölçebileceğiniz ve diğer satınalmalar ile karşılaştırma yapabileceğiniz; ortak, genel ve faydalı 10 performans kriterleri verilmiştir .

Yıllık Maliyet Avantajları,
Yıllık bazda toplam maliyet avantajlarınız; satınalmanızın şirketinizin finansal başarısına sağladığı katkının önemli bir göstergesidir.
Satınalmanın Kontrolündeki Harcamalar / Toplam Harcamalar
Toplam harcamalar; şirketinizin ürün ve hizmetlere bir yıl boyunca yaptığı harcamalardır. Personel maaşları bu toplamın dışındadır. Satınalmanın kontrolündeki harcamalar ise; ödeme kararının satınalma tarafından verildiği veya kontrolü altında olduğu harcamalardır.
Bu oran, üst yönetimin satınalmanın yeteneğine ne derece güvendiğinin bir ölçüsüdür.

Yıllık Maliyet Avantajları / Satınalmanın Kontrolündeki Harcamalar
Bu oran, satınalmanın üzerine düşen sorumluluklarını yerine getirdiğinin ve etkili satınalma yaptığının bir ölçüsüdür.

Satınalmanın Operasyonel Maliyetleri / Satınalmanın Kontrolündeki Harcamalar

Satınalmanın operasyonel maliyeti; şirketinizin satınalma departmanı olması için yaptığı harcamaları ifade etmektedir. Satınalma personeline yapılan ödemeler, ek hizmetler ve imkanlar, ekipman (araç, telefon v.s.), yazılım v.b. harcamalar bu maliyetin içine girer.
Bu oran, satınalmanızın maliyet verimliliğini gösteren bir ölçüdür.

Satınalma Yatırımın Geri Dönüşü
Nasıl ki bir yatırım yapılacağı zaman, yatırımın geri dönüş oranı hesaplanıyorsa; siz de satınalmanızdaki yatırımın geri dönüş oranını hesaplamalısınız. Başka bir ifadeyle;
Yıllık Maliyet Avantajları / Satınalmanın Operasyonel Maliyetleri
oranıdır.
Bu oran da, satınalmanızın maliyet verimliliğini gösteren bir ölçüdür.
Tedarikçi Zamanında Teslimat Oranı (Hedef : %100)
Bu kriter satınalmanın yönettiği tedarikçilerin, talepleri ne derece zamanında yerine getirebildiğini gösterir. ERP sistemleri ile ölçüm yapılıyorsa; teslimatın hangi aşamada biteceği doğru tanımlanmalıdır. Teslim şekline göre (ör : EXW bir anlaşma yapılmış ise teslimat tarihi, tedarikçinin üretim sahasından çıkış tarihi olmalı; DDP bir anlaşma yapılmış ise teslimat tarihi firmanızın deposuna giriş tarihi olmalıdır.) oran belirlenmelidir.
Tedarikçi Hata Oranı (Hedef : %0)
Hata Oranı; partisel bazda hatalı sevkiyat oranı veya parça bazında PPM (milyonda hata) olarak alınabilir.

Hatalı Parti Oranı = Hatalı Parti(Sevkiyat/Hizmet) Sayısı / Toplam Parti(Sevkiyat/Hizmet) Sayısı
Hatalı Parça Oranı = Hatalı Parça Sayısı / Toplam Parça Sayısı
Bu oran satınalmanın yönettiği tedarikçilerin doğru seçilip, seçilmediğini; sürekli iyileşme eğiliminde olup, olmadığını gösterecektir.

İç Müşteri Memnuniyet Derecesi (Hedef : %100)
Satınalmanız iç müşterilerinize bir değerlendirme formu hazırlayarak; sizi puanlamalarını isteyiniz. (Ör : 100 üzerinde satınalma performansının değerlendirilmesi. Kriterler : Siparişlerin Belirtilen Tarihte getirilmesi; Geri Dönüşlerin Zamanında Yapılması; Gerekli İlginin Gösterilmesi v.s..)
Üst yönetiminiz kabul ederse; iç müşteriler için bir değerlendirme sistemi kurulabilir. Bu şekilde bölümlerin puanları ile satınalmanızın puanını da karşılaştırabilirsiniz.
Bu puan; satınalmanızın iç müşterilerin taleplerini doğru şekilde yerine getirip, getirmediğinizi gösterecektir.
Satınalma çevrim süresi; satınalma sürecinin başlangıcı ile bitişi arasında geçen ortalama zamandır. Bu süreyi ölçmeden önce firmanızdaki satınalma sürecinin başlangıç ve bitiş tanımı net olarak yapılmalıdır. Bu tanımlama; talebin gelmesi ile siparişin depoya girmesi arasındaki süre olabileceği gibi; tedarikçi araştırmanın başlaması ile sözleşmenin imzalanması arasındaki süre de olabilir.
Bu oranlar; satınalmanızın verimliliğini gösterecektir.

Tedarikçi Önerilerinin Maliyet Avantajı
Satınalma oalrak (uygun gördüğümüz, stratejik) tedarikçilerimizdenmaliyet tasarrufu, gelir artışı gibi konular için öneri talep ederiz ve bunu bekleriz. Bu önerileri takip eder ve ölçeriz. Uygulanabilir olanları hayata geçiririz.
Tedarikçiler ile işbirlikçi çalışmalar günümüzde standart bir iş olarak kabul edilmekte ve sürekli olarak artmaktadır. Firmalar (ana sanayiler) kendilerini ifade ederlerken; artık tedarikçilerini de ifade ediyorlar. Tedarikçileri ile kendilerini bir bütün ve daha büyük bir güç olarak ele alıyorlar.
Tedarikçileri öneri vermeye ve iyileştirici çalışmalar yapmaya motive etmek te gerekir. Bu tedarikçi ödüllendirme, onurlandırma, ortak organizasyonlar şeklinde olabilir.
Bu oran; tedarikçileriniz beyin gücünü ne derece kullandığınızı da gösterir.