TEDARİKÇİ FİRMA VE DENETİMLERİ

01/04/2019

Otel sektöründeki “Tedarikçi Firma” kavramını anlayabilmek için önce “tedarik” kelimesini incelemek gerekiyor. 

Tedarik ; “araştırıp bulma,  sağlama, elde etme” temeli üzerine kurulu bir kavramdır. Kısa manada ihtiyaca cevap verecek ürünü temin etme, bulundurma da denilebilir. Geniş manada ise gerekli olan makine, alet, aygıt, hammadde, malzeme, parça, yarı-ürün, ürün ve hizmetlerin uygun tedarikçilerden sağlanması amacıyla gerekli olan araştırma, seçme, planlama, stok kontrol, satın alma, nakliye, teslim alma, değerlendirme vb. faaliyetlerin tümüdür.

Tedarikçi firma ise; bir mal ve hizmeti şirketlere sunmak için ham madde veya ürünün kendisini sağlayan toptancılara denir. Bu firmalar, bir veya birçok ürün bayiliği çatısı altında hizmet etmekte ve tedarik ettikleri ürünlerin tüm standartlarını hijyen, lojistik, zamanında, talep edilen kadar yerine getirerek teslimatlarını gerçekleştirirler. 

Satınalma süreci kapsamındaki en önemli etmenlerden biri de gıda ürünlerinin teslimat öncesi geldikleri yerlerdeki muhafaza şartları, depolama, nakledilme ve lojistik (soğuk hava araç depoları) durumlarıdır. Bu nedenle teslimat öncesi bu durumları görmek adına tedarikçi firmalar bu şartların uygunluğu açısından denetlenmeli, hijyen, saklama koşulları ve nakil işlemleri hakkında yerinde inceleme yapılmalıdır. 

Bu veriler ışığında ürünlerin saklandığı, depo edildiği, bekletildiği yerlerde aşağıdaki depolama standartları aranmalıdır.

– Depo yönetimi 

– Personel

– Depo binası ve yerleşim

– Malzeme depolama palet ve kapları

– Forkliftler

– Depoda otomasyon

– Stok kontrol ve raporlamalar

– İSG, acil durum ve zararlıları önleme

Depolama Standardı, özellikle firmanın güvenli çalışma kurallarına uygunluğunu sağlamak ve bu yüzden de işyerindeki kaza ile yaralanmaları en aza indirmek için alınması gereken önlemleri belirtmek amacıyla depolamada kullanılan taşıma ve ayırma gibi donanımları da kapsamalıdır. 

Bu amaç doğrultusunda ürün hizmeti alan ilgili şirketler, tedarikçi firmaların ürün depolama standartlarını yerine getirip getirmediğini sorgulamak maksadıyla yılın belli dönemlerinde birkaç firma ziyaretleri yaparak, denetimlerini yapmalıdır. Bu denetimler genelde otelin satın alma yetkilisi (PU), mutfak (KC) ve yiyecek-içecek sorumlusu (FB) eşliğinde turizm sektörünün faal olmadığı kış aylarında (Karadeniz Bölgesi için Ocak-Şubat-Mart) yerinde yapılarak ilgili tedarikçilerini bir sonraki sezona hazırlamak ve standartlarını yerine getirmeleri için teşvikte bulunmalıdır. 

Tedarikçi firmalara her yıl yapılan denetimler sonrası “Denetim Raporu” başlığı altında tutulan tutanaklar sayesinde eksik görülen durumlar yerinde tespit edilerek karşılıklı iyi niyet çerçevesinde amaca yönelik sonuçlar değerlendirilmelidir. 

Bu tutanaklar sayesinde bir sonraki denetlemede karşılaşılan eksikliklerin giderilip giderilmedi kontrol edilmeli, bu uyarıları dikkate almayan tedarikçi firmalar ile ilgili alımlar gözden geçirilmelidir. 

Saygılarımla…..