EĞİTİM ETABI.1

OTELLERDE MUHASEBE DEPARTMANI İŞ GÖRME YÖNTEMLERİ:

Muhasebe Departmanının Temel görevleri aşağıdaki gibi sıralanabilir:

– Nakit Ödemelerinin Yapılması

– Muhasebe Kayıtlarının Düzenlenmesi

– Çek-Senet Düzenleme ve Takibi

– Banka Hesaplarının Kontrolü

– Adisyon Kontrolleri

– Günlük Nakit Akış Tablosu

– Tahsilatların Yapılması

– Aylık Faaliyet Raporları

– Fatura Düzenlenmesi

– Ödenmezlerin Kontrolü

– Kiracı Alacaklarının Takibi

– Döviz ve Kredi Kartı İşlemleri

– Bütçe Hazırlanması

 

  1. Nakit Ödemelerin Yapılması:

 

Veznedar, işletme ile iş yapan satıcılar ve personel ödemelerinin düzenli ve uygun yapılması, para finansının sağlanması işlemlerini yapar.

Satın alma departmanının vermiş olduğu ve her hafta satıcılara yapılacak ödeme listesine göre nakit durumunun ayarlanması. Satıcılara genellikle banka hesaplarından havale yapıldığı için banka hesap bakiyelerinin incelenmesi ve havalelerin uygun bir biçimde bankalar arasında dağıtılması Muhasebe Müdürü tarafından yapılmaktadır. Nakit olarak yapılan küçük bakiyeli ödemelerde yapılan havalelerin ve/veya nakit ödemelerin Muhasebe Kayıtlarına geçirilmesi gerekmektedir ve bu işlemler Muhasebe Memurları tarafından Bilgisayar Programının Banka Fişleri modülü kullanılarak yapılır.

Satıcıya ait alındı makbuzu yoksa İşletmeye ait tediye makbuzu ile yapılır. Personel maaşlarının ve avanslarının banka hesaplarına yatırılması, İnsan Kaynakları Departmanı tarafından verilen listeler doğrultusunda Muhasebe Müdürlüğü tarafından personel maaş hesaplarının bulunduğu bankaya yapılır.

 

  1. Çek ve Senet Düzenleme Takibi:

 

Satıcılara ödemelerin havale ile veya nakit olarak yapılamaması durumunda, ödeme hesap bakiyesi uygun olan bankanın çeki aracılığı ile yapılır.

Acentalardan veya diğer müşterilerden alınan çekler vadesi geldiğinde Veznedar tarafından nakte çevrilir, bu tür çekler Satın Alma Departmanı ile koordine edilerek satıcılara cirolanabilir.

Satıcılara verilecek İşletmeye ait çekler üzerinde yâda acentalardan alınan cirolanacak çeklerin arkasında imza yetkisi olan kişilerin imzasının alınması gerekmektedir. Alınan ve verilen çekler Muhasebe sisteminden Bilgisayar Programının Çek/Senet modülüyle takip edilir.

 

  1. Adisyon Kontrolleri:

 

Adisyonların kasiyerler tarafından girişinin yapılması, tüm adisyonların kapatılması ve Muhasebeye teslim edilmesinden sonra Cost Control Sorumlusu tarafından adisyonların ve Captain Order’ların günlük olarak takibinin yapılması, postinglerin doğruluğunun kontrolünü sağlar. Kontrolü yapılan adisyonlar Cost – Control ofisinde muhafaza edilir.

 

  1. Faturalarının Düzenlenmesi:

 

İşletme ile ilgili olarak Muhasebe Memuru tarafından kesilmesi gereken faturalar (kiracılar, taşeronlar, satıcı firmalara stok fazlası mallar için satış faturası) yasal prosedürlere uygun olarak Bilgisayar programının Faturalar modülü kullanılarak kesilir.

 

  1. Tahsilatların Yapılması:

 

İşletme alacaklarının tahsilatı Veznedar tarafından Tahsilat Makbuzu ile yapılır.

 

  1. Kiracı Alacaklarının Takibi:

 

İşletme içerisindeki kiraya verilen dükkânları…

EĞİTİM ETABI 2

 

UYUŞMAZLIK RAPORU (Mutabakatsızlık Raporu – Discrepancy Report)

 

Konaklama işletmelerinin her geçen gün biraz daha sıkıntıya düşerek, tasarruf önlemleri altında özellikle maliyet (cost) ler üzerinde uyguladıkları yöntemler çok çeşitlidir. Oysa gerçek uygulama, tabidir ki, maliyetleri denetim altında tutmak ancak en az onun kadar belki de daha önemlisi, kaçakları belirleyip, gerekli önlemleri olmalıdır.

Tasarruf Önlemlerinin yanında, kaçakların önlenmesi demiştik. Bu amaçla, oda gelirlerindeki kaçakların önlenmesi için, Ön Büro, Housekeeping ve Muhasebe departmanlarının tam bir uyum içinde ve eş güdümlü çalışması gerekmektedir. Odadaki konaklama durumunu en iyi Ön Büro değil, görevli Kat Görevlisi ve onun bağlı olduğu departman yöneticisi bilir. Fiziksel olarak odanın durumunu odayı hazırlayan kat görevlisi gözlemlemiştir. Onun düzenleyeceği “Room Maid Report” ve buna bağlı olarak Kat Şeflerince hazırlanan “Floor Supervisor Report” ve en son “Housekeeping Report”durumun gerçek belgeleridir.

 

Ön Büro sadece kendi donanımında en iyimser tahminle, Room Rack veya Registration Card – Voucher ilişkisi içerisinde odada kaç kişinin konaklaması gerektiğini bilebilir, odanın gerçek durumu hakkında bilgi sahibi değildir. Böyle bir anda iki yapı arasındaki herhangi bir nedenle oluşacak fark durumunda, Muhasebe Departmanındaki Gelirler Kontrolörü, kendisine ulaştırılan iki raporu inceler; fark konusunda her iki departmanı (HK ve FO) uyarır, bir “Uyuşmazlık Raporu” düzenler. Ancak, pratikte çokça gördüğümüz gibi, sabah hazırlanan Housekeeping Report, Ön Bürodan gelen bilgileri baz alınarak hazırlanırsa, Uyuşmazlık Raporunun hazırlanması mümkün değildir. Tek Uyuşmazlık Raporu hazırlanmadan sezonu kapatan nice işletmenin olduğunu tahmin etmek çok da zor değildir.

 

Sonuçta, her iki departmanın yöneticileri, konuyu inceleyerek, gerçek oda durumunu belirlemek durumundadırlar. Ancak böyle bir sistem ile oteldeki oda gelirlerindeki kaçakların önüne geçilmiş olunabilir.

 

Şimdi sistem nasıl çalışmaktadır:

 

  1. Sabah odalara giren Room Maid, odanın fiziksel görünümü doğrultusunda kendi raporuna gerekli kaydı yapar. (Occupied 1 kişi, Occupied iki kişi, Slept Out, vb.),

 

  1. Kat Şefleri, kendi sorumluluk alanlarındaki Room Maidlerden gelen bilgileri ve raporları kontrol ederek, kendi raporunu hazırlar.

 

  1. Tüm işletmenin oda bilgileri toplandığında, Housekeeping Report hazırlanır.

 

  1. Hazırlanan rapor, hem Ön Büroya, hem de Muhasebe departmanlarına hemen ulaştırılır.

 

  1. Gelirler Kontrolörü kendisine gelen Housekeeping Report ile, gece Night Audit sonucunda oluşan Ön Büro raporlarını karşılaştırır.

 

  1. Herhangi bir oda veya kişi tutarsızlığı durumunda, Gelirler Kontrolörü bir Uyuşmazlık Raporu düzenleyerek, durumu her iki departmana (FO ve HK) hemen bildirir. Bu raporda söz konusu oda ile ilgili olarak her iki departmandan kendisine gelen bilgilerdeki farklar Oda ve kişi özellikleri açısından açıkça belirtilir.

 

  1. Uyuşmazlık konusu olabilecek durumlar şunlardır:

 

a .Oda, HK Raporunda dolu, resepsiyonda boş görülebilir,

  1. Oda, HK Raporunda boş, resepsiyonda dolu görülebilir,
  2. Odadaki kişi sayısı HK Raporunda fazla, resepsiyonda az görülebilir,
  3. Odadaki kişi sayısı HK Raporunda az, resepsiyonda fazla görülebilir,
  4. Oda bir departman raporunda “Room Change” görülebilir, diğerinde görülmeyebilir,
  5. Oda Slept Out konumunda olabilir,
  6. Oda HK Raporunda kirli, resepsiyonda temiz görülebilir,
  7. Oda HK Raporunda temiz, resepsiyonda kirli görülebilir, vb.

 

  1. Uyuşmazlık konusu olabilecek nedenler şunlardır:

 

  1. Misafir Check In yapmış, kayıtlara geçilmemiş olabilir,
  2. Misafir Check Out yapmış, kayıtlara geçilmemiş olabilir,
  3. Misafir oda değişikliği yapmış, kayıtlara geçmemiş olabilir. Oda değişikliği bazı durumlarda fiyat değişikliğinin de gerektirebilir.
  4. Room Change işlemi HK tarafından yapılmamış olabilir,
  5. Misafir otelde gece hiç kalmamış olabilir : Slept Out
  6. Resepsiyonun bilgisi dışında oda kullanılmış olabilir,
  7. Resepsiyonun bilgisi dışında odada fazla kişi konaklamış olabilir,
  8. Aynı odada kalan kişilerden birisi dışarıda konaklamış olabilir,
  9. Resepsiyon Rack’inde oda yanlışlıkla temiz ya da kirli görünüyor olabilir,
  10. Odanın temizlenip temizlenmediği resepsiyona bildirilmemiş olabilir, vb.

 

 

  1. ve 10. maddeler ışığında, yapılacak işlemler şunlardır:

 

  1. Oda HK Raporunda BOŞ, resepsiyonda DOLU görünüyorsa;

A1. Misafir Check Out etmiş, resepsiyondan çıkışının yapılıp yapılmadığını kontrol etme,

A2. Misafirin hesabını ödemeden otelden ayrılıp ayrılmadığını kontrol etme,

A3. HK kayıtlarını kontrol etme.

 

  1. Oda HK Raporunda DOLU, resepsiyonda BOŞ görünüyorsa;

B1. Misafirin Check In yaptıktan sonra ön büro kayıtlara işlenip işlenmediğini kontrol etme,

B2. Oda değişikliği yapıldıktan sonra, resepsiyon kayıtlarına işlenip işlenmediğini kontrol etme,

B3. Resepsiyonun bilgisi dışında herhangi bir kişinin odayı kullanıp kullanmadığını kontrol etme,

B4. HK kayıtlarını kontrol etme.

 

  1. Misafir otelde gece hiç kalmamış ise (Slept Out);

C1. Misafirin o gece odada kalıp kalmadığını kontrol etme,

C2. Misafirin odada eşyalarını bırakarak, otelden ayrılmış olabileceğini kontrol etme.

 

  1. Odadaki kişi sayısı HK Raporunda FAZLA, resepsiyonda AZ görünüyorsa,

D1. Resepsiyonun bilgisi dışında, otel misafirinin başka birisini getirip getirmediğini kontrol etme,

D2. Neden bir önceki maddede anılan gerekçeye dayanmıyorsa, HK kayıtlarını kontrol etme.

 

  1. HK Raporunda kişi sayısı EKSİK, resepsiyonda FAZLA görünüyorsa,

E1. Misafirlerden birinin o gece gelip gelmediğini kontrol etme,

E2. Neden bir önceki maddede anılan gerekçeye dayanmıyorsa, HK kayıtlarını kontrol etme.

 

  1. Resepsiyonda Room Change görünüyor, HK Raporunda görünmüyorsa,

F1. Room Change işleminin HK tarafından yapılıp yapılmadığını kontrol etme

 

  1. Oda, resepsiyonda TEMİZ, HK Raporunda KİRLİ görünüyorsa,

G1. Hatanın resepsiyondan kaynaklanıp kaynaklanmadığını belirleme,

G2. Hatanın Housekeeping’ten kaynaklanıp kaynaklanmadığını belirleme,

 

  1. Oda, resepsiyonda KİRLİ, HK Raporunda TEMİZ görünüyorsa,

H1. Odanın Housekeeping tarafından temizlenip, resepsiyona bilgi verip vermediğini kontrol etme,

H2. Hatanın resepsiyondan kaynaklanıp kaynaklanmadığını belirleme.

EĞİTİM ETABI 3

 

AYLIK MALİYET SAYIMLARI

 

  1. AMAÇ:

 

Tesisteki ay sonu sayımlarının sisteme bağlanması ve raporlama standartlarının belirlenmesi

 

  1. KAPSAM:

 

Tesiste mevcut tüm yiyecek içecek ürünleri ve kimyasallar

 

  1. SORUMLULUK:

 

Bu prosedürün tesis içerisinde uygulanmasından Muhasebe Müdürü, Genel Müdüre karşı sorumludur.

 

 

  1. SAYIM DÖNEMİ: Her ayın son günü tesiste sayım yapılır. Sayımın yapılacağı saatler, Muhasebe

Müdürü tarafından ilan edilir.

 

  1. SAYIM EKİBİ: Sayım Muhasebe Departmanı tarafından yapılır. Ancak sayıma diğer departmanlardan görevlendirilen kişiler de katılır. Bunlar;

 

Muhasebe: Depo Şefi ve Cost Controller

 

F&B Dpt. : Asst. F&B Manager, Sous Chef, Chef Steward ve Barlar Şefi

 

Housekeeping: Asst. HK, Meydan Şefi, Çamaşırhane Şefi

 

3.Tüm departmanlar sayılacak malzemelerin bulunduğu birimleri sayıma hazır duruma getirir. Sayım anında depodan mal giriş çıkışı durdurulur. Departmanlar ve üniteler arası transferler bekletilir.

 

  1. Sayım işlemi, sayımın yapılacağı ünitelerdeki müşteri servisleri ve operasyonları tamamlandıktan sonra, Muhasebe Departmanınca sayım öncesi hazırlanan sayım listeleri üzerinden yapılır. Sayım işlemi sona erdiği zaman, Muhasebe Departmanının ve ilgili departmanın sayım sorumluları tarafından imzalanır.

 

  1. Ay Sonu Sayım Sonuçları ve buna bağlı olarak hazırlanacak Aylık Cost Raporu, Muhasebe Departmanı tarafından hazırlanır. Son zamanlarda, işletmelerin daha hareketli bir düzende çalışmaları, sayım takviminin bazı işletmelerde

aylık değil, haftalık yapılmasına neden olmaktadır. Personel ve Donanımları hazır olan işletmeler için, haftalık sayımların daha kısa sürede sonuçları görülmekte ve hemen operasyona müdahale etme şansını yakalayabilmektedirler. Aylık sayımlarda ay sonunda çıkan rapor, operasyona müdahale şansını azaltmaktadır.

 

KONAKLAMA İŞLETMELERİNDE MALİYET:

 

GİRİŞ:

 

Günümüzde, özellikle kıyı otellerimizde, işletme ve dolayısıyla satış politikalarının yetersizliği ve satış fiyatlarının düşüklüğü nedeniyle, çoğunlukla işletmeler özellikle MALİYET ( Cost ) kavramı üzerinde durmaktadırlar. Herkes, her aşamada cost değerleri üzerinde tartışmaktadır.

Yukarıda da belirttiğimiz gibi, her şey (Genel Konsept, İstihdam politikası, Bütçe Politikası, Genel Organizasyon Yapısı, vb. ) adeta Cost ( Maliyet) üzerine inşa edilmektedir. Oysa birinci derecede üzerine gidilecek nokta; artık sadece maliyetleri aşağı çekmek değil, daha öncelikli olarak satış fiyatlarını yukarı çekmektir. Bu nedenle; gider departmanlarının yerine, satış kadrolarının üzerine gitmek gerekir. Satış fiyatlarını arttıramayan işletmeler, hemen maliyetleri düşürmeye çabalamaktadırlar. Oysa giderler artık dibe vurmuş gibidir. Önce 0-12, sonra 0-14 hatta 0-16 yaş free oda veren satış politikasının üzerine, hala maliyetleri düşürmeye çalışmak nereye kadar çözüm olabilir? İki yıl sonra 0-20 yaş free oda verilecek ise, bugün maliyet kavramı üzerinde durmak son derece anlamsız olacaktır. Adeta artık aksiyonsuz oda vermek, bir aksiyon durumuna gelmiştir…

 

Daha önceki aylarda belirttiğimiz gibi; Kaç işletmede Satış Departmanı, doluluğu düşürmeden, her yıl düzenli olarak satış fiyatlarını ve oda gelirlerini arttırabilmektedir? Satış Departmanlarının başarısı burada belli olacaktır. Biz yine Maliyet konusuna dönelim;

 

Diğer üretim biçimlerinde görüldüğü üzere, üretimin her aşamasında tüketilen mal ve hizmetlerin bir bedeli

vardır ve bunların toplamı toplam maliyeti oluşturur. Toplam Maliyetin belirli bir oranı (yüzdesi) bu rakama

KAR PAYI (Yüzdesi) olarak eklenerek, PİYASA SATIŞ FİYATI (bedeli) elde edilir. Oysa işletmelerimizin satış fiyatlarını belirlerken izledikleri yöntem, (rekabete hazırlıksız yakalandıkları için) yan otelin satış fiyatlarının altına girmek şeklinde gelişmektedir. Maliyet unsurları ve satış fiyatları o an için önemli değildir, dolayısıyla yalnızca doluluk yüzdeleri ifade edilmektedir. Yüzde 100 dolu olan işletmelerin karlılık oranları, zaman zaman eksilerde gezmektedir. Bu kez de, zarar ediyoruz endişesi ile apar topar işletme kapatılmakta, personele yol verilmektedir. İşletmeler burada bir karar vermek durumundadırlar: Ya gerçek veriler üzerinde çalışılarak, ne pahasına olursa olsun gerçeği görecekler, işletme ve satış politikalarını buna göre gerçekleştireceklerdir; ya da şu andaki düzene uygun olarak hazırlanmış, gerçekleri ifade etmeyen ve kendi istedikleri doğrultuda bir, manzara sergileyen raporlara inanacaklardır. Son koşulda işletmenin akıbeti doğal olarak bir soru işareti oluşturacaktır. Bir diğer nokta, kalite-maliyet ilişkisinde yoğunlaşmaktadır: maliyet verilerini incelerken, kalite unsurunu da hesaba katmalıyız. Temel Politikamız, içerisinde bulunduğumuz kısır döngüde fiyatları ve maliyetleri

aşağı çekmek değil; tersine kaliteyi, maliyetleri ve fiyatları yukarı çekmektir. Kalite ve dolayısıyla maliyetler yukarı çekilmeden fiyatlar arttırılamaz. Sadece mal kalitesi ve maliyetleri değil, personel kalitesi ve maliyetleri de aynı çerçevede ele alınmalıdır. Bir süredir sektörde niteliği olmayan personel istihdam edilerek, maliyetler düşürülmeye çalışılmaktadır.

Oysa bu yöntemle düşen, sadece kalite ve satış fiyatlarıdır. “Sektörden” Sayfamız incelenirse,

bu konuda gittikçe yükselen yakınmalar hemen fark edilecektir. Ülkemiz genelinde her işletme “All Inclusive” bir politika izlemek zorunda değildir. İşletmenin fiziksel koşullarının, satış-maliyet ve yönetim politikasının buna uygun olması gerekir. Her yatırımcının amcaoğlunun “Satın Alma Müdürü” olması da zorunlu değildir. Amcaoğullarının, bir Satın Alma Müdürü’nün asgari özelliklerini taşıması gerekir. Bütün bunların doğrudan işletmenin maliyet, satış ve genel yönetim politikası ile yakından ilişkileri vardır ve zaman içerisinde konular ilerledikçe aktarılacaktır. Burada ifade edilmek istenen nokta; işletmenin evrensel doğruları kabul ederek, akılcı ve gerçekçi bir politika izlemesi gerekliliğidir. İkinci bir nokta, işletmenin genel yapısında yiyecek-içecek maliyetleri dışında da giderleri vardır. Sadece “F&B Cost” unu ya da sadece personel sayısını ve ücretlerini düşürerek işletmenin kurtarılamayacağını artık kendimize itiraf etmeliyiz.

EĞİTİM ETABI 4

 

GENEL MALİYET POLİTİKASI:

 

Konaklama tesislerinde “Maliyet”, giriş bölümünde de belirttiğimiz üzere, birçok unsuru birlikte taşır; tek başına bir anlam taşımaz. Örneğin, ağzımızdan çok kolay çıkabilen “Yiyecek Maliyeti “kavramından söz edebilmek için, yalnızca misafirlerin tükettiği kişi başı yemek miktarı-tutarı rakamları akla gelmemelidir. İş buraya gelinceye kadar birçok aşama söz konusudur:

 

Kaç işletmede, bütçe gerçeğe uygundur?

Bütçe değerleri oluşturulurken; departman yöneticisine “işte senin bütçen bu…” mu denilmektedir; ya da departman yöneticisi ile tartışarak akılcı rakamlar mı oluşturulmaktadır? Ya da şöyle bir soru soralım; Kalite Yönetimi çalışmalarını bir kenara bırakırsak, hizmet sektöründe temel unsurumuz olan personelin tümünün eğitimlerine (gerek mesleki gerekse de kişisel gelişimleri için) bütçenizde ne kadar pay ayırdınız? Eğer ayırdınız ise, Bu paranın ne kadarını gerçekten bu iş için harcadınız? Yani bütçeniz gerçeği yansıtıyor mu? Gerçeği yansıtmayan bir bütçeyi tutturmaya çalışmanın da pek akılcı bir davranış olduğu söylenemez; boşuna zaman kaybı demektir, zamanınızı daha verimli işlerde harcayınız. Şu andaki yapıda bütçe oluşturmak pek kolay bir iş değildir. İşveren memnuniyeti, personel memnuniyeti ve müşteri memnuniyeti aynı anda bir şekilde sağlanabilir: Kalite anlayışını oluşturmuş, fiyatları buna göre belirlenmiş, bütçe-planlama-denetim mekanizmaları sağlam çalışan ve gerçekten kazanan bir işletme ile…İşletmenin geleceğini belirleyecek olan personelin kalitesini arttırılamadığı sürece, o işletmenin gerçekten kazanması mümkün değildir. Çünkü işletmenin bütçesini de aslında söz konusu personel

yapacaktır.

 

  1. Menü Planlaması ne kadar gerçeklere uygun olarak yapılmaktadır?

 

İşletmenin genel yapısının gereklerini bir tarafa bırakıp; yalnızca bir satış politikası sonucu “Bu dönemin modası Herşey Dahil Uygulamasıdır, işletmeler genellikle bu yönteme başvuruyor” şeklinde bir düşünce ile yola çıkılması durumunda, işletmenin rasyonel (akılcı) politikası oluşturulamaz. Bu tür bir yanlış politika kabul edilmesi durumunda, işletmenin maliyet politikası ile birlikte genel konsepti de iflas etmek durumundadır.

 

  1. Ürünün satın alınmasında oluşan satınalma koşulları nedir?
  2. Satınalma Departmanı bu iş için yeterli midir?

 

  1. İşletmenin finansman politikası nedir? Geç ödeme yapan sorunlu tesisler, pazarlık avantajlarını

yitireceklerdir.

 

  1. İşletmenin coğrafi konumu, lojistikte sorun çıkarabilir.

 

  1. Tesellüm (Teslim Alma) aşamasında neler yaşanmaktadır?

 

İşletmenin gerek duyduğu malzemelerin temininde, dışarıdan satın alınan malzemenin teslimatı aşaması büyük önem taşır:

Doğru malzeme, doğru kalitede ve doğru koşullarda (nem, ısı, vb.), doğru miktarda, doğru fiyattan teslim alınmalıdır.

 

 

  1. İşletmenin Depolama Düzeni nasıldır?

 

  1. Yeterli miktarda ve özellikte depo var mıdır? Depolama yapamayan işletme, piyasa koşullarında

perakende satış fiyatlarına yakın fiyatlarda alım yapmak zorundadır. Piyasadaki fiyat dalgalarından

hemen etkilenecektir. Bu durumda Yiyecek Cost’u diye bir politika uygulanamaz; çünkü işletmenin

politikaları değil, doğrudan piyasa koşulları geçerli ve belirleyici olacaktır.

 

  1. Depolardaki malın özelliğini yitirmemesi için, depoların uygun özelliklere sahip olması gerekmektedir.

Depolardaki fire-kayıp oranı nedir?

 

  1. Depocu işin ehli midir? (Asgari ücretle çalışan, bir depocunun depoya ne derece sahip

çıkarabileceği tahmin edilebilir…)

 

  1. Stok Kontrolü nasıl yapılmaktadır?

 

Stok Kontrolü, tüm depo alanlarındaki periyodik sayımları içerir. Depoda muhafaza edilmekte olan

malzemelerin raflardaki gerçek miktarları ile, envanter kayıtları birbirini tutmalıdır. Bu amaçla,

“Stok Kartı” ve “Miktar Kartı” uygulamaları geliştirilmiştir (Söz konusu uygulamalara daha sonraki

aylarda yer verilecektir). Bu şekilde, depodaki malzemenin miktarı ve tutarı kontrol altına alınır.

 

Depodaki stok döngüsü şöyle hesaplanır:

 

Dönem Başı Başlangıç Stoğu + Dönem İçi Stok Girişleri – Dönem İçi Depodan Stok Çıkışları

EĞİTİM ETABI 5

 

DÖNEM SONU STOĞU:

 

Bu döngü genelde 1 Aylık periyodlarda hesaplanır ve Depodaki stoğun miktarı ve maliyeti hesaplanır.

 

  1. Depodan Mal Çıkarmada Kontrol:

 

Depodan çıkarılan malzemenin; firesiz, herhangi bir kayba uğramadan ve herhangi bir kaçak olmaksızın, talep edilen miktarlarda doğru departmana transferi gerekmektedir. Bir sonraki aşamada, ilgili departmanın koltuk altı depolarının durumu önem kazanır. Departmanların koltuk altı depolarının durumu nedir? Sadece F&B departmanlarına dikkat etmek yetmez. Housekeeping, Çamaşırhane ve özellikle Teknik Servis Depolarının durumu ve malzeme dolaşımı kontrol altına alınmalıdır.

 

  1. Üretimin Kontrolü:

İşletmenin Mutfağının özellikleri nedir?

 

  1. İşletmenin mutfak kadrosunun yiyecek üretimi ve menü planlaması konularında yeterli olduğunu varsayarak, fiziksel koşullar yiyecek üretimi için uygun mudur?

 

  1. Pişirme teknikleri, eğer varsa Reçete Uygulamaları ve Standart Porsiyonlama gibi unsurlar, üretimde fazlaca malzeme tüketimini engelleyecektir.

 

  1. Geri dönüşüm prosedürü uygun mudur?

 

  1. Servis Personelinin özellikleri ve tutumu nedir?

 

  1. Restaurant ya da Büfelerin koşulları unutulmamalıdır.

 

  1. ve 11. maddede “Tüketimin Denetimi” söz konusudur. Outletin fiziksel koşullarının ve personelin bu denetimde çok büyük oranda etkisi olacaktır ve maliyetleri doğrudan etkileyecektir. Örneğin salonun ısısı, yiyeceklerin büfe ömrü olan 4 saatlik süre için uygun mudur? Soğuk büfelerdeki yeşillikler ne kadar süre dayanmaktadırlar? Salondaki Mutfak ve Servis Personeli, yiyeceklerin tüketimine ne derece dikkat etmektedirler? Salondaki bazı yiyecekler, Geri Dönüşüm için ne derece

uygun koşullarda sergilenmektedir? Tüm bu soruların yanıtları, Salondaki tüketimin miktarını ve buna bağlı olarak tutarını (maliyet) belirleyecektir.

 

  1. Cost Controller işinin ehli midir?

 

İşinin ehli birisi yerine sadece “Düşük Ücretli ama niteliği belirsiz” bir Cost Controller ile çalışmak, işletmeye pahalıya patlayabilir… Ayrıca, Cost Controller gerçekte ne derecede söz sahibidir? Yönetimi ve departmanları elindeki veriler doğrultusunda ne derecede hangi sıklıkta uyarmaktadır? Yalnızca Ay Sonu Faaliyet Raporunda verilen rakamlar, pek bir işe yaramayacaktır, sadece “Gereken yerlere Verilmiş bir rapor” özelliği taşıyacaktır.

 

Outletleri, Ana Depoyu, Koltukaltı Depolarını ve Satın almayı gözlemleyebilmelidir. Periyodik sayımlarının gerçeğe uygun yapılması sağlanmalıdır. Bilgisayar kayıtlarına sayım sonuçlarını aktarırken, son derece dikkatli olunmalı ve doğru kayıtları girmelidir.

 

  1. Muhasebe kayıtları ne derecede gerçeği yansıtmaktadır?

 

İşletmelerde Muhasebe Departmanları görevleri gereği diğer departmanların fonksiyonlarını denetler iken; acaba Muhasebe Departmanını kim denetlemektedir?

 

Departmanlar ile Muhasebe kayıtları arasında “Çapraz Kontrol” kaç işletmede yapılmaktadır?

 

Departman – Satınalma – Tesellüm – Depo – Muhasebe kayıtları birbirini ne derece tutmaktadır?

 

Bunu kim, nasıl denetlemektedir?

 

Kaç departman yöneticisi kendi maliyetlerini iç denetime tabi tutarak, Muhasebe ile mutabakat yapabilmektedir ?

 

Son söz olarak, örneğimizdeki “Yiyecek Maliyeti”, tüm bu unsurların birleşiminden ve bu unsurların

buluşma koşullarından oluşur. Görüldüğü gibi, yalnızca misafirin çatalının ucundaki lokma, maliyeti

tek başına belirleyen unsur değildir.

EĞİTİM ETABI 6

 

ODA MALİYETLERİ:

 

Geçtiğimiz ay, Konaklama İşletmelerinde MALİYET kavramı ve Genel Maliyet Politikaları üzerinde biraz durmuştuk.

Bu ay, Maliyet Konusunu biraz daha detaylandırmaya başlıyoruz. İlk örneğimiz, Misafir Odalarının maliyetlendirilmesi olacak. Bir odanın misafire hazır duruma getirilmesindeki etkenler ve bu etkenler sonucunda oluşacak parasal değerleri inceleyeceğiz. Bu etkenler ve parasal değerler, bir sonraki aşamada işletmenin satış fiyatlarının belirlenmesi ile gelirlerinin oluşmasında başrolü oynayacaklardır. Bir odanın misafire hazır duruma getirilmesinde, birkaç etken söz konusu olacaktır.

 

  1. KAT HİZMETLERİ AÇISINDAN:

 

İşletmelerde misafirlerin odalarının hazırlanması ve temizliği, Kat Hizmetleri Departmanın (Housekeeping) görevidir. Departmanların tesis içerisinde giderlerini kıyasladığımız zaman, Housekeeping Departmanının, toplam giderler içerisinde çok büyük bir oran oluşturduğunu görürüz. Odaların hazırlanması aşamasında, departman bazında birkaç tür gider oluşmaktadır. Konuya girmeden önce, bir kavramı açıklığa kavuşturmakta yarar görüyoruz: Departmanın operasyon

içerisinde kullandığı bazı malzemeler vardır ki, aslında demirbaş gibi görünseler de, operasyon sırasında ömürleri bir sezonu geçmez, çok kısa sürede tüketilirler ve biz bunları diğer demirbaşlardan ayrı tutarak, Küçük İşletme Malzemeleri (Small Operating Equipments) adını veriyoruz. Housekeeping Departmanında SOE (Small Operating Equipments) olarak şu kalemleri sayabiliriz:

 

  1. Oda Tekstili – Room Linen:

(Çarşaf, Yastık, Pike, Yastık Kılıfı, Battaniye, Havlu, vb.)

 

  1. Buklet Malzeme – Guest Supplies:

(Diş Macunu, Diş Fırçası, Ayakkabı Çekeceği, Kibrit, Duş Bonesi, Dikiş Seti, Şampuan, Sabun, Kâğıt Mendil, Tuvalet Kağıdı, Kalem, Sümen, Başlıklı Kağıt, Zarf vb. gibi “MİSAFİRİN TÜKETİMİNE”

yönelik malzemeler)

 

  1. Baskılı Evrak ve Kırtasiye (Printed Materials) :

TV Info Card, Maid Report, Oda Arıza Bildirim Formu, vb.)

 

  1. Cam – Porselen (Glass and Chineese) :

( Odalarda kullanılan kül tablaları, bardak, sürahi, vazo vb. malzemeler)

Bu açıklamalardan sonra görüleceği üzere, Housekeeping Departmanının oda operasyonlarında kimyasal ve personel giderleri yanında, SOE giderleri, çok büyük tutarlar oluşturmaktadır.

 

ODA MALİYET YÖNTEMİ:

 

Odaların temizlik, bakım ve dezenfekte edilmelerinde kullanılan malzemeler, operasyonda büyük miktar ve tutar oluşturmaktadırlar. Bunların maliyetlendirilmesinde çok dikkatli olunmasında yarar vardır. Geçen ay örneğini verdiğimiz üzere, tüketilen malzemelerin sipariş-satınalma-tesellüm-depo-koltukaltı deposu-tüketim-muhasebeleştirme akışındaki kontrol kaçakları, oda maliyetlerini ve giderlerini inanılmaz ölçülerde arttıracaktır. Örneğin; bilerek ya da bilmeyerek Cost Controller ‘ın dönemsel tüketilmiş tüm kireç çözücü kimyasalı HK Departmanına mal etmesi, oda giderlerini oynatacaktır. Çünkü, kireç çözücü kimyasalları ya da genel temizlik amaçlı kimyasalları en az HK kadar

Stewarding Departmanı da kullanmaktadır.

 

Operasyon Malzemelerinin çok dikkatli olunarak departman içi kayıtları ve denetimi sağlanmalı, dönem sonunda Muhasebe ile mutabakat mutlaka yapılmalıdır.

Birçok işletmede hala dönem sonu sayımlarından sonra, Muhasebeden gelen tüketim raporlarının sonuçları esas teşkil etmektedir. Oysa HK Departmanı kendi kayıtlarını düzenli tutarsa, Muhasebede oluşacak olası bir hatayı da önleyebilecektir.

Nedir bu kayıtlar?

 

  1. Sipariş Formları: Satın alması istenen malzemelere ilişkin Genel Yönetim, Satınalma, Muhasebe vb. yetkili makamlarca da onaylanmış Satınalma İstek (Sipariş) Formlarının bir kopyası.

 

  1. Transfer Fişleri: Ana Depodan ve diğer departmanlardan talep edilen-çekilen malzemeler ile, diğer departmanlara verilen malzemelere ilişkin transfer fişlerinin, onaylı bir kopyası.

 

  1. Dönemsel Sayım Sonuçları: Dönemsel olarak yapılan sayım sonuçlarının, onaylı bir kopyası.

 

  1. Tedarikçi firmalardan gelen faturaların bir kopyası.

 

  1. Ekte bir örneğini vereceğimiz, stok kontrol amaçlı bir MS Excel Dosyası :

 

 

Ek -1: Stok Kontrol. xls

Ekli dosyadaki mantığı şöyle açıklayabiliriz:

 

5.1. Dönem Başı Stok Mevcudu: Bir önceki dönem sonu Onaylı sayım sonucu ve depo mevcudu ile aynı olmalıdır

 

5.2. Dönem İçi Satın almalar: Onaylı Sipariş Fişleri ile Tedarikçiden gelen faturalarla aynı miktarda olmalıdır

 

5.3. Dönem Sonu Sayım: Dönem sonunda yapılacak sayım miktarları bu kolona girilir. Mevcut stok miktarı,

doğru olarak sayılmalı ve girilmelidir.

 

5.4. Tüketim : ( Dönem Başı Stok + D. İçi Satın almalar ) – Dönem Sonu Sayım

 

5.5. Transferler: Diğer departmanlardan gelen gelen (+) ve/veya diğer departmanlara giden (-) malzeme miktarlarıdır.

 

5.6. Net Tüketim: Tüketim Miktarından Transferler düşüldükten sonra, gerçekten tüketilen malzemen miktarıdır.

 

5.7. Birim Fiyat: İlgili stok kaleminin dönem içerisinde baz alınacak birim fiyatları. Normal koşullara, tedarikçiden gelen faturadaki fiyatla aynı olmalıdır. Dönem içerisinde fiyat değişikliği durumunda, Genel Yönetimce belirlenecek maliyet yöntemi ile birim fiyatlar oluşturulur. Örneğin, Aritmetik Ortalama, Aylık Ortalama, Son Giriş Net Fiyatı, FIFO, LIFO, yöntemleri vb. gibi.

 

5.8. Tüketim Tutarı: Net Tüketim ile Birim Fiyatın çarpımından oluşan toplam maliyet. (Muhasebe kayıtları ile aynı olmalıdır)

 

5.9. Oda İstatistikleri: Dönem içerisinde varolan oda ve satılan oda rakamları ve döviz kurları (Ön bürodan alınır ve Muhasebe ile aynı olmalıdır)

 

  1. Satılabilir Oda ve Yatak Sayıları

 

  1. Satılan Oda ve Yatak Sayıları

 

  1. Complimentary ve House Use Sayıları

 

  1. Room Change Odalar (Her oda değişikliği, aynen yeni bir Check In oda gibi maliyet ve hazırlık gerektirir)

 

  1. Döviz Kurları (Birim fiyatların ve maliyetlerin, döviz cinsinden hesaplanması için gereklidir.)

 

  1. Oda Başı ve Kişi Başı Maliyetler:

 

Hesaplama şöyle yapılır:

 

6.1. Kişi Başı Tüketim Miktarı: Net Tüketim Miktarı / (Ücretli Satılan Yatak Sayısı + House Use Yatak Sayısı + Complimentary Yatak Sayısı + Room Change Odalardaki Yatak Sayısı Toplamı)

 

6.2. Kişi Başı Tüketim Tutarı: Birim Fiyat ile (Döviz cinsinden de olabilir), Kişi Başı Tüketim Miktarının çarpımından oluşur. Tesiste konaklayan HER KİŞİ için yapılan maliyeti ifade eder.

 

6.3. Ücretli Kişi Başı Tüketim Miktarı: Net Tüketim / Ücretli Satılan Yatak Sayısı

 

6.4. Ücretli Kişi Başı Tüketim Tutarı: Birim Fiyat ile (Döviz cinsinden de olabilir), Ücretli Kişi Başı Tüketim Miktarının çarpımından oluşur. Tesiste konaklayan sadece ÜCRETLİ MİSAFİRLER için yapılan maliyeti ifade eder. Buraya kadar kişi maliyetlerini (Cost Per Pax) hesaplamış olduk. Aynı mekanizmayı oda için uygularsak, Oda Maliyetlerini (Cost per Room) bulmuş oluruz:

 

6.5. Oda Başı Tüketim Miktarı: Net Tüketim Miktarı / (Ücretli Satılan Oda Sayısı + House Use Oda

Sayısı + Complimentary Oda Sayısı + Room Change Oda Sayısı Toplamı)

 

6.6. Oda Başı Tüketim Tutarı: Birim Fiyat ile (Döviz cinsinden de olabilir), Oda Başı Tüketim Miktarının çarpımından oluşur. Tesisteki HER ODA için yapılan maliyeti ifade eder.

 

6.7. Ücretli Oda Başı Tüketim Miktarı: Net Tüketim / Ücretli Satılan ODA Sayısı

 

6.8. Ücretli Oda Başı Tüketim Tutarı: Birim Fiyat ile (Döviz cinsinden de olabilir), Ücretli Oda Başı Tüketim Miktarının çarpımından oluşur. Tesiste konaklayan sadece ÜCRETLİ MİSAFİRLERİN kaldıkları odalar için yapılan maliyeti ifade eder.

 

* Burada çok sık karşılaşılan bir soruna değinmek istiyoruz: Genelde maliyet (Cost) hesapları yapılırken, temel amaç gerçek misafirler için yapılan harcamaları belirlemektir. Gerçek (Ücretli) misafir başına yapılan harcama bilinirse, (geçen ay değindiğimiz üzere) üstüne kar marjı eklenir ve gerçek satış fiyatları belirlenebilir.

 

Kısaca hedefimiz, “Bize para ödeyen misafire X YTL ye sattığımız odanın bize maliyeti ne kadardır ?” sorusunun yanıtını bulmaktır ya da bir başka deyişle, ” Kaç YTL ya da EURO dan satmalıyız ki, zararetmeyelim ?” düşüncesinin bir sonucudur.

 

Muhasebe teknikleri açısından, House Use ve Complimentary odalar için yapılan maliyetler, satılan malın (hizmet) maliyetine değil, bir şekilde ağırlama-ikram giderlerine dahil olmalıdır şeklinde düşünüyoruz. Bu konu, ayrıca bir tartışma konusu olabilir.

 

EĞİTİM ETABI 7

 

KAT HİZMETLERİNDE ODA MALİYETİ KAPSAMINA GİREN UNSURLAR:

 

  1. Kimyasal Giderleri:

 

Kat Hizmetlerinde Kimyasal Giderleri, yukarıda açıklanan yöntem ile hesaplanır. Diğer dikkat edilmesi gereken bir konu, Oda kimyasalları ile Çamaşırhane Kimyasallarının birbirlerinden ayrı ele alınmasıdır. Çamaşırhane maliyetlerini ve kimyasallarını ayrıca daha sonraki bölümlerde ele alacağız.

 

  1. Tekstil giderleri:

Otelin odalarda kullandığı tekstil ürünleri ile ilgili giderleri, Kat Hizmetleri Departmanına aittir. Burada oda tekstilinin satın alınması ve bakımı söz konusudur. Yıkama giderleri, çamaşırhane maliyetlerine girer. Oda Tekstilini, Çarşaf, yastık, yastık kılıfı, battaniye, odalarda kullanılan her türlü havlu, alez, pike vb.malzeme oluşturur ve yukarıdaki yöntem ile hesaplanır.

 

  1. Guest Supplies (Buklet Malzeme) giderleri:

 

Guest Supplies (Buklet Malzeme), işletmenin odalara konukların tüketmesi amacıyla koyduğu bazı ürünlerdir: Şampuan, sabun, duş bonesi, tuvalet kâğıdı, kâğıt mendil ve havlu, diş fırçası, diş macunu, ayakkabı çekeceği, tıraş seti, dikiş seti, Oda sumeni, başlıklı kağıt, zarf, kalem, vb. gibi ürünlerden oluşur. Görüldüğü gibi, tuvalet kağıdı, başlıklı kağıt, zarf, kalem gibi bazı unsurlar, temizlik malzemeleri ya da kırtasiye-basılı belge kategorisinde değil, misafirin tüketimi amaçlı kullanıldığı için, bu kategoride değerlendirilmektedir. Setin çeşitliliği ve kalitesi, işletmenin politikasına bağlı olarak değişir ve yukarıdaki yöntem ile hesaplanır.

 

 

  1. Basılı belge ve Kırtasiye giderleri:

 

Aslında ayrı iki grup olarak ele alınabilecek bazı ürünleri, biz konuyu daha fazla dağıtmamak için tek başlıkta toplamak istedik. Adından da anlaşılacağı üzere, bu tür ürünlere odalarda kullanılan her türlü basılı döküman (Fact Sheet) (Otel Bilgi Formu), Oda TV Bilgi Kartı, vb.) ile Otelin konuklara hazırlığı için kullanılan her tür basılı malzeme (HK Report, Floor Supervisor Report, Room Maid Report, WC Check List, vb. bu gruba girer. Daha önceki malzeme grupları gibi, bu grubu oluşturan malzemelerin eşitliliği ve kalitesi, işletmenin politikasına bağlı olarak değişir ve yukarıdaki yöntem ile hesaplanır.

 

 

 

  1. Cam-Porselen giderleri:

 

Diğer gruplardaki malzemelere göre sayıları ve kullanımı daha azdır. Bu grubu, odalarda kullanılan Cam Bardaklar, Kül Tablaları, Vazolar, Şekerlikler vb. malzeme oluşturur ve yukarıdaki yöntem ile hesaplanır.

 

 

  1. Personel Giderleri:

 

Odaların temizlik ve bakım işleri ile ilgili personelin her türlü hakedişleri, bu grubu oluşturur. Bu hakedişleri;

 

  1. Maaşlar,
  2. Fazla Mesailer,
  3. Tazminatlar,
  4. Yemek Bedelleri,
  5. Servis-ulaşım Bedelleri,
  6. Lojman Bedelleri
  7. Üniforma Bedelleri

 

gibi maliyetler oluşturur ve işletmenin en büyük gider kalemlerinden birisidir.

 

 

  1. Dekorasyon Giderleri:

 

İşletmenin tüm dekorasyon fonksiyonlarını, (eğer varsa bir danışman kurum ile birlikte), otelin Kat Hizmetleri Müdürü (Housekeeper) düzenler. Dekorasyon amaçlı her türlü malzeme ve işçilik giderleri bu gruba dahildir.

 

  1. Bakım Giderleri (Temizlik ekipmanları, malzemeleri ve diğer bakım setleri) :

 

Burada yine aslında birkaç gruba ayrılabilecek malzemelerden söz etmekteyiz.

 

  1. Temizlik Malzemeleri: Kova, faraş, süpürge, çöp kovası, cam jileti, mob, ped, vb.
  2. Temizlik Ekipmanları: Presli kova,
  3. Bakım Setleri: Halı, Kumaş, metal vb. malzemenin bakımı için gerekli ekstra temizlik ve bakım setleri.

 

Yukarıdaki yöntem ile hesaplanır.

 

  1. Haşere ile Mücadele Giderleri:

 

İşletmenin genel alanlarında ve odalarında haşere ile mücadele için yapılacak her türlü danışmanlık, personel ve malzeme gideri, bu gruba dahildir.

 

ACENTA – OTEL KONTRATLARINI ANALİZ ETMEK-YORUMLAMAK

 

Acenta ve Oteller arasında imzalanan kontratlar (sözleşmeler), yapılacak olan ticari hizmet faaliyetlerinin kağıt üzerinde maddeler ve koşullar oluşturmak şartı ile yetkili merciler tarafından karşılıklı olarak imza altına alınması ile oluşur.

Şimdi bu kontratların ne gibi madde ve koşullardan oluştuğunu inceleyelim.

 

EĞİTİM ETABI 8

 

ANALİZ ETMEK :

 

Taraflar, maddesi hemen hemen bütün kontratlarda bulunan ve imzalanan kontratın hangi tüzel kişiler arasında olduğunu belirtir. Aynı zamanda tarafların hangi şekilde anılacağı da bu madde de belirtilir.

Kontrat Süresi, imzalanan kontratta yazılı olan madde, koşul ve fiyatların hangi tarihler arasında geçerli olacağını belirten maddedir.

Sezonlar, Kontenjan ve Fiyatlar, kontratların en önemli maddelerinden birisidir. Otelin Acenta ’ya kontrat süresi boyunca kaç adet oda tahsis edeceği ve sezonlara göre dağılımı bu maddede yer alır. Ayrıca kontrat süresi bu madde ile sezonlara ayrılmış durumdadır. Oda tipleri ayrılan sezonlara göre alçak ve düşük sezon göz önünde bulundurularak fiyatlandırılır. Bu maddede fiyatlandırmaların KDV dahil esasında olup olmadığı ve hangi para biriminin kullanılacağı açık bir şekilde belirtilir.

Opsiyon Süresi, Acenta’ nın Otel’e göndermiş olduğu rezervasyonun iptalini kaç gün önceden geçebileceğine dair verilen süredir. Çocuk İndirimleri, belki de kontratlarda en çok özen gösterilmesi gereken bir konudur. Acenta’nın mücbir sebeple Otel’e kesmiş olduğu iade faturaları genellikle çocuk indiriminde yaşanan analiz eksikliğinden kaynaklanır. Kontratın yapısına göre çocuk fiyatları % veya fiyat olarak değişir.

Stop Sale, yani satışları durdurma söz konusu olduğu zaman, belirlenen süre içerisinde Otel Acenta’ nın satış taleplerini kabul etmez. Süre bittikten sonra satışlar devam eder.

No- Show, Acenta’ nın opsiyon süresi içerisinde yapmadığı iptallerde, iptal edilen odaların gecelik gelirinin anlaşma fiyatı baz alınarak Otel tarafından Acenta’ ya fatura edilmesi durumudur. (Aslında anlaşma fiyatı üzerinden No-Show faturası kesmek mantıklı değildir. Çünkü gerçekleşmeyen bir konaklama durumu söz konusudur. Bu durumda All Inclusive sistemi de göz önüne alınırsa sadece yatak ücretinin fatura edilmesi daha uygundur).

Ödemeler ve Faturalandırma, maddesi genellikle Muhasebe ve Finans Departmanlarını direk ilgilendiren bir konudur. Kesilecek olan konaklama faturalarının giriş veya çıkış bazında kesilmesi, baz alınacak olan yabancı para birimi ve kuru, vade opsiyonları gibi önemli konular bu maddede yer alır. Acenta’ nın ödeme hükmüne aykırı durumda hareket etmesi ve ödemeleri süresi içinde yapmaması gibi durumlarda uygulanacak vade farkı % si veya fesh durumları da bu maddede belirtilmektedir.

 

Diğer Durumlar, Tesise evcil hayvan kabul edilmesi, check in ve check out saatleri, family odalarda minimum konaklayacak kişiler ve kontratın tatbikatından doğabilecek ihtilaflar durumunda hangi Mahkeme ve İcra dairelerinin sorumlu olacağı gibi konular bu çatı altında toparlanır.

 

Early Booking, Acenta ‘nın erken rezervasyon kapsamında yapmış olacağı satışlar üzerinden belirli bir indirim hakkı kazanması durumudur. Acenta yapmış olduğu erken rezervasyonlu satışların cirosunun belirli bir yüzdesini Otel’e Early Booking avansı olarak verir. Bu durum ile Otel Acenta ile yaşanabilecek risklere karşı kendini sağlama alır. Konaklamalar gerçekleşip faturalar kesildiği zaman bu avans cari hesaplara mahsup edilir. Yapılan erken satışlar Otel’ e belirlenen tarihlerde liste olarak bildirilir ve Otel Acenta’ nın kontenjanlarını dengede tutar.

Aksiyon ve Spo, satışların performansını arttırmak amacı ile Otel’ in Acenta’ ya belli tarih aralıklarında vermiş olduğu 7 = 6, 14 = 12, 21 = 18 gibi özel durumlardır. Early Booking indirimleri ile bir arada kullanılmaz. Gün aksiyonu dışında özel fiyat aksiyonları da sıklıkla kullanılan bir yöntemdir.

 

EĞİTİM ETABI 9

YORUMLAMAK:

 

Kontratlar üzerinde yorum yapmak o kontratın yoruma açık olup olmadığına bağlıdır. Her kontrat kendi içerisinde belirli bir yorum seviyesine sahiptir. Fakat genel anlamda yorumlanabilecek konular şöyledir;

Sezonu kullanma durumu. Yani belirlenen tarihler arasında verilen fiyatlar ile o fiyatlar üzerinden yapılabilecek satış performansı göz önünde bulundurulmalıdır. Sezon sonunda Acenta’ nın gecelemeleri üzerinde yapılacak bir çalışma ile hangi dönemde en yüksek performansı gösterdiği saptanabilir, aynı zamanda ödeme zorluğu en çok hangi dönemde yaşadığı tespit edilerek o dönemin performansı ile karşılaştırılabilir. Bunun gibi birçok örnek ile yorum ortaya çıkartmak mümkündür.

Yorum yapılabilecek bir diğer durum ise fiyatlar arasında yüzde kaçlık bir fark olduğudur. Yani sezon geçişlerindeki fiyat artışı ve azalışı o dönemdeki gelirlerimizi ne kadar arttırıp azaltıyor? Bir diğer yorum konusu ise Family odalar ile Standart odalar arasında ki fiyat farklılıkları. Tesis de göz önünde bulundurularak Standart satışla mı yoksa Family satışla mı daha iyi bir performans elde edilebilir? Yani Standart oda da Dbl + Chd ve Family Oda kıyaslamaları yapılarak güzel bir yorum çıkartılabilir.

Yukarıda belirtildiği gibi kontratlar üzerinde birçok yorum elde etmek mümkün.

 

 

KONTRATLARDA DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR!

 

Kontratları inceleyip analiz etmek ve yorumlamak gerçekten çok zordur. Bu yüzden ben her zaman, önemli maddelerin altlarına kendi anlayacağımız dilde açıklamalar yazmanın faydalı olacağını düşünüyorum. Çocuk yaşları en iyi ve dikkatli şekilde incelenmesi gereken kısımdır. En büyük gol bu kısımdan yenir. Bu yüzden çocuk yaşları ile ilgili bir tablo yapılması her zaman faydalı olur. Tur Operatörlerinin kendi kontratları her zaman Otelin hazırlamış olduğu kontratlardan karmaşık ve zor olur. Bu yüzden bu tarz kontratları iyi bir çeviri ile defalarca incelemekte fayda vardır. Bazı kontratlarda oda tipleri için kodlar verilir. Rezervasyon formlarında belirtilen bu oda kodları kontratta birebir karşılaştırılmalıdır.

Family odalarda 3. kişi için uygulanacak bir indirim olup olmadığı iyi tespit edilmelidir.

Single + Chd konaklamalarda p.p. in Double oda + % 50 mı yoksa Sng + % 50 mi şeklindeki durumlara netlik kazandırmak gereklidir. Bir de “Last Minute Contract” diye adlandırılan konratlar mevcuttur. Bu kontratlar kısa bir sezon için genellikle sabit fiyatlardan oluşturulur. Analiz etmesi ve yorumlaması yukarıda anlattığımız kontenjan ve garantili sözleşmelere istinaden daha kolaydır.

Sonuç itibariyle Acenta ve Otel arasında imzalanmış bir kontratın, ilgili birimlerce üzerinden geçilip farklı yorumlar elde edilmesi, ortaya çıkabilecek problemleri minimum seviyeye çeker.

 

EĞİTİM ETABI 10

  1. PERSONEL MALİYETLERİ :

 

Çamaşırhane işleri ile ilgili personelin her türlü hakedişleri, bu grubu oluşturur.

Bu hakedişleri;

 

  1. Maaşlar,
  2. Fazla Mesailer,
  3. Tazminatlar,
  4. Yemek Bedelleri,
  5. Servis-ulaşım Bedelleri,
  6. Lojman Bedelleri
  7. Üniforma Bedelleri

 

gibi maliyetler oluşturur.

Çamaşırhanelerde personel maliyetlerini hesaplarken, makinelerin yük kapasiteleri ile ilgili olarak, personelin kaç shift çalışacağı dikkate alınmalıdır. Makineler ekonomik yük kapasitelerinde dışında çalıştırılırsa, çalışma süresi uzayacak ve personel 3 shift olarak çalışacaktır. Bu da işletmeye ek maliyet oluşturacaktır. Çamaşırhane Personelinin yeterli niteliklere sahip olmaması durumunda, Çamaşırhane operasyon maliyetleri artacağı gibi, makine ve donanım bakımsız kalacak; işletme ucuz personel çalıştırdığını ve kazandığını düşünürken, aslında demirbaşlarını ve tesisatını yitirecektir

 

 

KONAKLAMA İŞLETMELERİNDE YİYECEK MALİYETLERİ

 

Bu ay, Maliyetler konusunda Konaklama İşletmelerinin deyim yerindeyse kaderini belirleyen bir başka maliyet unsurunu ele alacağız:

 

YİYECEK MALİYETLERİ:

 

Her ne kadar günümüzde “Herşey Dahil” ve “Açık Büfe Servis Yöntemi” fırtınaları esse de, bu pansiyon tipinin dışında kalan diğer pansiyon tiplerini ve servis yöntemlerini göz önüne alarak, “Yiyecek Maliyetleri” üzerinde duracağız. Tüm işletmelerde giderler söz konusu olduğunda, ilk akla gelen kalem, Yiyecek ve İçecek giderleridir. Bilinçli ya da bilinçsiz olarak yiyecek giderleri özel olarak mercek altına alınır. Birçok hesaplama yöntemi kullanılır. Biz burada elimizden geldiğince genel olarak kullanılabilecek esasları ele almaya çalışacağız. Konaklama işletmelerinde verimliliğin arttırılması için maliyetlerin etkin bir araç olarak kullanılması, ancak maliyetlerin saptanabilir ve denetlenebilir olması ile mümkündür. Etkin bir yiyecek-içecek maliyet kontrol sistemi ile;

 

  1. Kontrolün sağlanabilmesi için gerekli raporların hazırlanması konusunda yönetime yardımcı olacak bilgiler toplanır,

 

  1. İşletmenin satış politikası saptanır,

 

  1. Yöneticilerin masrafları sınıflandırmaları ve analiz etmeleri sağlanır,

 

  1. Belirli süreler içerisinde yapılacak olan yiyecek-içecek harcamaları daha önceden belirlenebilir,

 

  1. Herşey Dahil Sistemi dışında kalan; oda, kahvaltı, yarım ve tam pansiyon konaklama sağlayan işletmelerde yiyecek maliyetinin belirlenmesiyle toplam oda satış gelirleri saptanır,

 

  1. Satılan yemeklerin maliyetleri tek tek bilineceği için, işletme istediği karlılık oranını maliyetlerin üzerine ekleyerek her yemeğin satış fiyatını belirleyebilir ve

 

  1. Personelin istekli ve verimli bir şekilde çalışmasını sağlar.

ETİM ETABI 11

 

YİYECEK-İÇECEK MALİYET KONTROLÜ:

 

Maliyet; her işletmenin kendi faaliyet konusunu oluşturan mamul ve hizmetleri elde edebilmek için kullandığı çeşitli üretim unsurlarının para ile ölçülen değeridir ya da maliyet, işletmelerin mal ya da hizmet üretebilmeleri için katlanmak zorunda oldukları fedakarlıklar toplamı olarak tanımlanır.

Gider ise; işletmenin faaliyetlerini ve varlığını sürdürebilmesi ve bir gelir elde edebilmesi için kullandığı ve tükettiği mal ve hizmetlerin parasal tutarıdır.

Belirli bir dönemde yiyecek-içecek üretimi için yapılan giderlerin, aynı dönemde yiyecek-içecek satışlarından elde edilen gelire oranlanması ile elde edilen yüzdeye, yiyecek-içecek maliyet yüzdesi adı verilir.

Yiyecek-İçecek Maliyet Kontrolü ise, yiyecek-içecek maliyet yüzdesinin yüksek çıkmasında etken olan unsurların belirlenmesi ve bunların minimize edilebilmesi için yapılması gereken çalışmaları içeren teknik bir kavramdır.

Yiyecek-İçecek maliyet kontrolü; tekrar satılmak üzere ham, yarı-hazır ya da hazır olarak satın alınan yiyecek ve içecek maddeleri üzerinde satın almadan satış noktasına kadar kurulan denetim mekanizmasıdır. Farklı işletmeler için farklı maliyet tanımları yapılsa da, sonuçta aynı ortak noktada buluşulur. Bir işletme beklenenden iyi üretim yapabilir ve bu başarıyı satışlarına da yansıtabilir; ancak etkili bir maliyet kontrolü gerçekleştiremiyorsa, o işletmenin tam anlamıyla başarılı olabileceği düşünülemez.

Maliyeti hesaplamanın en önemli işlevlerinden birisini, işletmenin kontrol ve yönetim sistemlerine güncel ve gerçek bilgileri sağlaması oluşturur. Maliyetlere dayalı yapılan kontrolde, üretim için satın alınan mal ve hizmet giderlerinin bütçelenmiş rakamlara göre durumu değerlendirilir. Olası sapmalar bulunarak, sorumlulara iletilir. Gelecek dönemler için gerekli düzenlemeler yapılır.Sunulan yiyeceğin maliyeti sadece yiyecek hammaddesi ile sınırlı değildir. Bu maliyetler;

 

  1. Yiyecek hammadde maliyetleri,
  2. İşgücü maliyetleri,
  3. Genel Giderlerdir (Aydınlatma vb. gibi).

 

Yiyecek-içecek sağlayan işletmeler, hangi noktaya ne şekilde ulaşabildiklerini bulmak için, satın almadan üretime, depolama işleminden satışa kadar tüm evrelerde etkin bir maliyet kontrolüne gerek duyarlar.

 

 

YİYECEK MALİYET KONTROLÜNDE KARŞILAŞILAN SORUNLAR:

 

  1. Otel işletmelerinin diğer sektörlerde faaliyet gösteren işletmelere oranla küçük olması ve uzmanlaşmanın olmaması,

 

  1. Tersini ileri sürseler de, aslında görevli yöneticiler ve diğer personelin yiyecek-içecek üretimi, maliyetlendirme, fiyatlandırma ve servisi konularında yetersiz olmaları ya da gerekli özeni göstermemeleri,

 

  1. Yiyecek-İçecek satışlarının büyük bölümünün küçük parçalar halinde olması. Örneğin bir şişe rakının tek olarak, yemeklerin porsiyonlar halinde satılması gibi…

 

  1. Hergün satışa konulan yiyecek-içecek satışlarının ölçü ve çeşit açısından farklı olması.

 

EĞİTİM ETABI 12

 

YİYECEK MALİYETİNİN YÜKSEK ÇIKMASININ NEDENLERİ:

 

Yiyeceklerin hazırlanması ve sunumu aşamasında maliyetleri arttıran bazı unsurlarla karşı karşıya kalınabilmektedir. Bunlardan yaygın olanları aşağıdaki gibi özetlenebilir:

 

  1. Menü Planlama aşamasında yiyecek maliyetlerinin yüksek çıkmasının nedenleri:

 

  1. Günün saatlerine, haftanın günlerine ve hava durumuna önem verilmemesi,
  2. Menü kartlarının kötü kullanılması,
  3. Menünün monotonluğu,
  4. Menüdeki düşük ya da yüksek fiyatlı yiyecekler arasındaki dengesizlik,
  5. Menüdeki kalemlerin doğru fiyatlandırılmaması.

 

  1. Satınalma aşamasında yiyecek maliyetlerinin yüksek çıkmasının nedenleri:

 

  1. Gereğinden fazla yiyeceklerin satın alınması,
  2. Yiyeceklerin pahalı satın alınması,
  3. Satınalma yetki ve sorumluluğunun tek elde toplanması,
  4. Fatura ve ödemelerdeki denetim eksiklikleri,
  5. Araştırma yapmadan verilen siparişler,
  6. Tedarikçiler ile işletme personeli arasındaki gizli çıkar anlaşmaları.

 

  1. Tesellüm ve Depolama aşamasında yiyecek maliyetlerinin yüksek çıkmasının nedenleri:

 

  1. Malzemeyi teslim alanın dürüst olmaması,
  2. Fiyat, miktar ve kalite kontrolünün eksikliği,
  3. Teslim alma yöntemlerinde yapılan yanlışlıklar,
  4. Bozulabilen yiyeceklerin, depolama öncesi uzun süre açıkta bırakılması,
  5. Yiyeceklerin depolamada uygunsuz yerleştirilmesi, yanlış ısı ve nemde tutulması,
  6. Periyodik envanter sayımlarının yapılmaması,
  7. Depolardan yapılan hırsızlık,
  8. Yetki ve sorumlulukların tek elde toplanması,
  9. Stok çıkışlarında yanlış fiyatlandırma ve uygulamalar.

 

  1. Üretim aşamasında yiyecek maliyetlerinin yüksek çıkmasının nedenleri:

 

Yiyeceklerin hazırlanma aşamasında, maliyetlerin yüksek çıkmasının nedeni daha çok, görevlilerin yiyecekleri ve diğer malzemeleri verimli bir şekilde kullanmamaları ile ilgilidir. Bunun sonucunda ise, yiyeceklerde fiziksel kayıplar meydana gelmektedir. Bunlar, parasal kayıplar olmadıkları için, işletme içi yapılacak düzenlemelerle başarılı sonuçlar almak mümkündür:

 

  1. Ekipman ve teçhizat eksikliği,
  2. Sebze ve meyvelerin aşırı ayıklanması,
  3. Artıkların yeniden değerlendirilmemesi,
  4. Gereğinden fazla hazırlanan yiyecekler,
  5. Yanlış ısıda pişirme,
  6. Yanlış pişirme yöntemlerinin uygulanması,
  7. Standart Reçete Sisteminin uygulanmaması.

 

  1. Servis ve Kontrol aşamasında yiyecek maliyetlerinin yüksek çıkmasının nedenleri:

 

  1. Standart porsiyonlara uyulmaması,
  2. Serviste kullanılacak ekipman eksiği,
  3. Mutfaktan çıkan yemeğin kontrol edilmemesi,
  4. Serviste yapılan dikkatsizlikler,
  5. Garson ve kasiyerlerin hırsızlığı,
  6. Hesap hataları ve satış envanterinin tutulmaması,
  7. Günlük satış denetiminin yapılmaması,
  8. Satış ve Maliyet bütçelerinin yapılmaması,
  9. Fiyat değişimlerinin takip edilmemesi.

 

EĞİTİM ETABI 13

 

 

YİYECEK MALİYET KONTROLÜ SÜRECİ:

 

  1. Menü Planlaması:

 

Menü, bir işletmenin maliyet, gelir ve kar hedeflerinin gerçekleştirilmesi konusunda belirleyici bir rol oynar. Menü maddelerinin maliyet ve satış fiyatlarının bilinmesi, yiyecek-içecek maliyet yüzdelerinin standartlara göre karşılaştırılmasına olanak sağlar. Menü Planlamasında işletmenin sunmayı düşündüğü yiyeceklerin maliyeti ile bunlardan elde edilmesi beklenen gelir analiz edilir. Menü Planlamacılarının görevlerinden birisi, yiyecek maliyetlerini araştırarak, satış fiyatlarını belirlemektir.

 

  1. Satın Almanın Kontrolü:

 

Satınalma, ürünlerin doğru miktarda, doğru kalitede ve doğru kaynaktan elde etmek için yapılan çalışmaların bütünüdür.

Otel işletmeleri, gerekli olan yiyecek maddelerini doğrudan üreticilerden satın alabildikleri gibi, bir aracı kuruluştan da satın alabilmektedirler. Satınalma fonksiyonunun kontrolü, yiyeceklerin istenilen kalitede ve uygun fiyattan elde edilmesini sağlar. Kalitesiz ve yüksek fiyatlarla satın alınan herhangi bir yiyecek maddesi, üretim aşamasında verimli bir şekilde değerlendirilemeyeceği gibi sonuçta yiyecek maliyet yüzdesinin de yüksek çıkmasına neden olacaktır. Satınalma işlemlerinde aşağıdaki kurallara dikkat edilmelidir.

  1. Diğer malzemelerde olduğu gibi yiyeceklerin ucuzluğu değil, aynı zamanda özelliği dikkate alınmalıdır,
  2. Çabuk bozulan ürünler, mümkünse günlük alınmalıdır,
  3. Satınalma işlemlerinde mevcut stok seviyesi, iş hacmi ve piyasa fiyatları göz önüne alınmalıdır,
  4. Satınalma, teslim alma ve mutfak bölümleri arasında işbirliği sağlanmalıdır ancak, aynı zamanda Satınalma, Tesellüm, Mutfak ve Muhasebe Departmanları sorumlularının ilişkileri göz ardı edilmemelidir.

 

Satınalma fonksiyonunun klasik işleyişi şu şekildedir:

 

  1. Yiyecek İçecek Departmanı gerek duyduğunda bir talep formu hazırlayarak bunu ilgili depoya ulaştırır.
  2. Depo sorumlusu, bu talepleri karşılar.
  3. Depoda öngörülen stoğun altına inildiğinde, depo sorumlusu malzeme talep formunu hazırlayarak Satınalma Departmanına gönderir.
  4. Satınalma sorumlusu gerekli yiyecek-içecek maddelerini satıcılardan talep eder ve bunu belgelendirerek kayıt ve belgeleri Muhasebe Departmanına iletir.
  5. Satıcılar ürünlerini teslim belgeleri ile birlikte teslim alma (Tesellüm) bölümüne ulaştırır.
  6. Tesellüm, ürünleri gerekli kontrollerden sonra depoya yollayarak fatura ve diğer ilgili belgeleri Muhasebe Departmanına verir.
  7. Gerekli belgelerin ulaşmasından sonra Muhasebe Departmanı satıcıya ödemeyi yapar.

 

  1. Teslim Almada (Tesellüm) Kontrol:

 

Teslim alma (Tesellüm) fonksiyonu, satın alınan ve ödeme işlemi yapılan uygun miktarda yiyeceğin kabul edilmesidir. Teslim alma kontrolü, maliyet kontrol süreci içerisinde önemli bir yere sahiptir. Bazı işletmelerin gereken özeni göstermediklerinden dolayı, bu kontrol mekanizmasını yeterince işletemedikleri görülmektedir.

 

Teslim alma kontrolü, teslim alınan malzemelerin sahip olması gereken özelliklerin kontrolünü yapar. Nitelik, nicelik, fiyat, ısı, nem, son tüketim tarihi vb. gibi noktalar bu fonksiyon içinde ele alınan değerlendirmelerden birkaçıdır. Ölçüm, sayım, kalite ve fiyat kontrolleri yapılmadan kesinlikle malzeme teslim alınmamalıdır.

 

Teslim alma yöntemleri, yiyecek maliyet kontrolünün verimli olarak uygulanabilmesi için dikkat gerektiren hususlardır. Bunları üç önemli ana başlıkta toplama olanağı vardır.

 

  1. Teslim alma işleminin yapılacağı alanın fiziksel koşullar, yükleme-boşaltma alanının temizliği, güvenliği ve mutfağa açılan koridorların yeterliliği gibi.
  2. Gerekli formların doldurulması ve teslim alma fişiyle faturanın karşılaştırılması, sonuç olumlu ise malzemenin kontrolünün yapılması.
  3. Malzemenin işletmeye ulaşmasından faturanın onaylanmasına kadar tüm teslim alma faaliyetlerinin gözden geçirilmesidir.

 

  1. Depolama Kontrolü:

 

Yiyecek malzemeleri uygun depolarda ve depolama kuralları içerisinde koruma altına alınmalıdır. Depo sorumlusu, depoların fiziksel özellikleri ve yiyeceklerin saklanma koşullarını iyi bilen birisi olmalıdır. İşletmenin yatırım aşamasında depoların konumları iyi belirlenmelidir. Depolar, teslim alma merkezine yakın olmalıdır. Böylelikle ambalajların bozulması ya da kırılma gibi olumsuzluklar önlenmiş olur. Aradaki uzaklık kısaldıkça, fire verme oranı da düşer. Depoların kolay temizlenebilir olması ve girişinde basamak bulunmaması gerekmektedir.

 

Yiyecek malzemeleri depolanırken, şunlara dikkat edilmelidir:

 

  1. Yiyecek maddelerinin depo zeminiyle ilişkileri kesilmelidir. Depo zemini hijyenik koşullarda uygun malzemeyle kaplanmalıdır.
  2. Kokusunu dışarı veren ile bu kokuyu çekme özelliğine sahip yiyecekler, aynı depolar içerisine konmamalıdır.
  3. Özellikleri benzer malzemeler aynı depolarda gruplandırılmalı, grup içerisine mümkün olduğunca dışarıdan bir madde karıştırılmamalıdır.
  4. Depolarda raf düzenlemesine dikkat edilmeli, yiyecekler hava akımı sağlanabilecek şekilde yerleştirilmelidir.
  5. Stoklar, dönüşümlü olmalıdır. Yeni malzeme geldiği zaman, eski malzemelere çıkış önceliği tanınmalıdır. Soğutma sisteminin günlük kapasite kontrolü gün içerisinde periyodik olarak yapılmalıdır. Artan yiyecek maddeleri ya da parçalanmış paketlerin öncelikli kullanımı sağlanmalıdır.
  6. Depolar, mal çıkışı olmadığı zamanlarda kapalı ve kilitli tutulmalıdır.
  7. Pişmiş ve yarı-pişmiş yiyecekler, her zaman bu tip yiyeceklere uygun olarak tasarlanmış soğuk odalarda saklanmalıdır.
  8. Yiyecek maddeleri fiyatlandırılarak depolanmalıdır. Bu işlem için depodaki her yiyecek maddesi ayrı bir kart ile izlenir.

 

  1. Stok Kontrolü:

 

Stok kontrolü, işletme için en ekonomik olan stok niceliklerinin, işletmenin üretim, satış ve finansal koşullarını da göz önünde tutarak belirlenmesini ve saptanan bu stok düzeylerinin sürdürülmesini kapsar.

Stok kontrolünün amacı, işletmenin isteklerine uygun olarak, gerekli miktar ve nicelikteki stoğu gerekli zamanda en düşük bir yatırıma yol açacak biçimde bulundurmaktır. Depolama, aynı zamanda bir envanter kontrolüdür. Dönem sonlarında depoya girişi ve depodan çıkışı yapılan yiyecek kayıtlarından, kullanılan malzemenin miktarı ve maliyeti hesaplanabilir. Depolama işlemi yapılırken fiziksel kontroller kadar, raporlama ve kayıt tutma işlemlerinin de kontrolü önemli bir noktadır. Depodaki malzemenin kontrolünde, “miktar kartı” ve “stok kartı” kullanılmaktadır. Stok kontrolü, tüm depo alanlarındaki periyodik sayımları içerir. Genellikle aylık olarak düzenlenir ve her ayın son işgünü yapılır. Yöntem, birimlerin miktarlarını hesaplayan ve kayıt formuna (Sayım Listesi) bilgileri kaydeden olmak üzere iki kişiyi içerir. Stok kontrol sisteminde sayımı yapılan departmandan sorumlu bir kişi de yer almaktadır.

Departmanlarda ya da depolarda dış etkenler tarafından meydana gelebilecek olası kayıplar için, Zayiat (Kayıp) Raporları tutulmalıdır. Stok kontrolünün temel amaçları şunlardır:

 

  1. Stokta bulunan malzeme miktarının belirlenmesi:

Başlangıç stoğu + dönem içi alımlar – dönem içi çıkışlar = dönem sonu stoğu

  1. Tüketimi yavaş olan malzemelerin belirlenmesi.
  2. Kayıp ve çalınmalara engel olunması.
  3. Stok devir hızını yiyecek gruplarına göre belirlemek.

 

  1. Depodan Çıkarmada Kontrol:

 

Depoya giren ve depodan çıkan her yiyecek grubu, stok kartlarına kayıt edilir. Yiyeceklerin depoya girişleri “satın alma fiyatı” ile yapılırken, depodan çıkışlarında FIFO, LIFO, NIFO ya da Ortalama Değer Yöntemi, vb. gibi farklı maliyet yöntemleri uygulanabilir.

 

Depodan çıkarılan malın gerek fiyat, gerekse de ölçü kontrolünün yapılmasında Muhasebe Departmanına önemli görevler düşmektedir.

  1. Ambar stok kartlarının kontrol edilmesi,
  2. Talep fişlerinin kontrol edilmesi,
  3. Envanter sayımlarının yapılması ve
  4. Belgelerin ikinci kopyalarının birinci kopyalar ile karşılaştırılmasıdır.

 

  1. Üretimin Kontrolü:

 

Kaynakların verimli kullanılması açısından üretim kontrolü aşaması oldukça önemlidir. Yiyecek üretimindeki sorumlu kişilerin yetki ve sorumluluk sınırları çizilerek üretim kayıplarının önüne geçilmesine ve bu kayıpların nerede, kimin tarafından oluştuğunun ortaya çıkarılmasına çalışılmaktadır. Üretim kontrolü, hazırlık ve fiili üretim olmak üzere iki aşamada incelenmelidir. Hazırlık Kontrolü, mutfakta pişirme öncesi ve pişirme sırasındaki işlemleri içerir. Yeterli beceri eksikliği, dikkatsizlik ya da belirlenmiş standartlara uymadaki başarısızlık bu alanda maliyet yükselmelerine yol açar.

Fiili Üretimin Kontrolü, tüketilmeden kalan yiyecek miktarını mümkün olduğunca azaltmaktır. Fiili Üretim kontrolünün üç aşaması önemlidir.

 

  1. Planlanmış üretim,
  2. Standart Reçete Uygulamaları ve
  3. Standart Porsiyon Büyüklükleridir.

 

  1. Satış (Gelir) Kontrolü:

 

Servis ve satış politikalarına uygun olarak hazırlanan yiyecekler, mevcut ekipman ve personel ile en iyi şekilde sunulmaya çalışılırlar. Özellikle otel işletmelerinde iç satışların önemi göz önüne alınırsa, gelir kontrolünün maliyet kontrol süreci içerisindeki yeri daha iyi anlaşılır. Peşin yiyecek satışlarında en önemli sorun, servis personelinin para ile temaslarıdır. Bunun önüne geçebilmek için bilgisayar destekli yiyecek servis yönetim sistemlerinden yararlanıla bilinir. Uygulanan yöntem ne olursa olsun, etkin bir gelir denetiminin sağlanabilmesi için Servis Departmanında çalışan personelin yanında Muhasebe Departmanında özellikle kasiyer ve Cost Controller olarak çalışan personelin işlerinde başarılı olmaları gerekmektedir.

 

Kontrol Şekli Veri Kaynağı

Satınalma Kontrolü Satınalma Sorumlusu

Teslim Alma Kontrolü Tesellüm Memuru

Depolamada Kontrol Depo Sorumlusu

Malzeme Çıkarma Kontrolü Depo Sorumlusu

Stok Kontrolü Yiyecek-İçecek Kontrolörü

Üretim Kontrolü Mutfak Şefi

Satış Kontrolü Muhasebe Departmanı